Angebots- und Auftragsbearbeitung

Die kaufmännische Abwicklung vom Angebot bis zur Rechnung (Faktura) steht Focus der Software für den Vertrieb im Bauelemente Handel. Beginnend bei der schnellen und einfachen Erstellung von Angeboten mit maßstäblicher Zeichnung und Erfüllung von kaufmännischen Anforderungen in der Auftragsabwicklung an die Auftragsbelege.

Die beste Chance für einen guten Eindruck im Verkaufsgespräch sind Angebote mit Zeichnungen. Mit nur wenigen Mausklicks lassen sich vom Angebot, Auftragsbestätigung bis zur Rechnung alle Auftragsbelege wie in den folgenden Beispielen erstellen.

Die folgende Grafik zeigt eine Übersicht der Geschäftsprozesse im Verkauf bzw. in der Auftragsabwicklung von Bauelementen wie Fenster, Haustüren oder Rollladen.

Auftragsbearbeitung im Fensterbau

Vertrieb von Fenster im Focus

vertriebsleistung

Mit dem Focus auf den Vertrieb von Bauelementen wie Fenster, Haustüren und Rollladen wurde unser erfolgreiches Handelsprogramm entwickelt.

Auch bei den aktuellen Entwicklungen an dieser Software werden die Anforderungen von Praktikern im Verkauf berücksichtigt. Im Ergebnis ist ein einfaches Programm entstanden, welches die Komplexität von Bauelementen für den Verkäufer beherrschbar macht!

Im Vordergrund steht ein einfaches Angebots- und Zeichenprogramm für Fenster, Haustüren, Innentüren und Rollladen. Ein einfaches Kalkulationsschema sorgt für Effektivität und Sicherheit in der Vorkalkulation.

Für die Prozesse im Einkauf und der Beschaffung ist ein Bestellwesen ebenfalls integriert.
Mit der Fakturierung stehen die Auftragsbelege Anzahlung, Abschlagsrechnung, Teilrechnung, kumulierte Teilrechnung und Schlussrechnung zur Verfügung. Eine Faktura Software ist somit Integriert!
Zur Analyse der Verkaufsleistung können der aktuelle Auftragsbestand und Umsätze (und Roherträge) in Bezug auf Kunden und Zeitraum abgerufen werden.

Rationelle Auftragsbearbeitung spart Zeit und Geld.

Kundenmanagement - CRM

Mit einer Schnittstelle zum Importieren Ihrer Kunden sind schon bei der Installation die wichtigsten Daten für die Auftragsbearbeitung verfügbar. Die komfortable Kontaktverwaltung für Debitoren und Ansprechpartner unterstützt das Kundenmanagement - CRM in folgenden Bereichen:

Vertrieb

Ein erfolgreicher Vertrieb ist vor allem ein gut organisierter Vertrieb. Jederzeit vollständigen Überblick über laufende Vertriebsprojekte, Kunden- und Umsatzentwicklungen. Das bedeutet: Weniger administrativer Aufwand, mehr Zeit für Ihre Kunden

Marketing

Mit CRM können Sie Ihre Kunden zielgruppengenau selektieren, entsprechend ihrer Bedürfnisse betreuen und so langfristig an Ihr Unternehmen binden. Das beinhaltet z.B. den einfachen Versand personalisierter Serienbriefe oder Emails.

Service

Machen Sie aus Ihrem Kundendienst ein Profitcenter. Steigern Sie die Zufriedenheit Ihrer Kunden und gleichzeitig auch Ihre Effizienz. Durch schnelle und termingerechte Bearbeitung Ihrer Kundenanfragen binden Sie Ihre Kunden langfristig an Ihr Unternehmen.

Kommunikation

Nutzen Sie einen zentralen Kalender inkl. Outlook-Abgleich. So sind alle Mitarbeiter immer bestens informiert. Vollständige Kundenhistorie (E-Mails, Briefe, Telefonate, Faxe, Verträge, Angebote, etc.). Termine oder geplante Aktivitäten werden nicht mehr vergessen.

RessourcenplanerDie Plantafel oder Terminplaner und Ressourcenplaner

Kundenmangement und CRM.
Kundenbeziehungen pflegen und binden: Zeitnah und umfassend reagieren.

Bauelemente Konfigurieren und Kalkulieren

Am Anfang steht die Erfassung, genauer das Konfigurieren von Bauelementen wie Fenster, Haustüren oder Rollladen und damit verbunden die Preisfindung und Kalkulation. Das verwendete Kalkulationsschema verschafft einen Überblick zu den Erträgen in einzelnen Produktgruppen. In dem folgenden Video erfahren Sie wie in wenigen Minuten ein Bauvorhaben angelegt, ein Angebot erstellt wird und Sie lernen das Kalkulationsschema kennen.  Mit wenigen Mausklicks zum Ergebnis! (7:37 min)

KalkulationsschemaAuftragsbearbeitung und Faktura Software für Bauelemente

Weitere Demo Videos zur Erfassung und Bearbeitung von Bauelementen finden Sie unter DEMO-VIDEO

Das in dem Video angelegte Bauvorhaben mit seinen Kontakt- und Positionsdaten lassen sich mit wenigen Mausklicks zu einer Auftragsbestätigung, Bestellung, Lieferschein oder Rechnung weiterführen. Durch die mehrfache Verwendung der Auftragsdaten entsteht so ein enormer Zeitgewinn und Sicherheit bei der Abwicklung von Bauvorhaben.

Auftrags StatusEine Tabellensicht auf den Positions- & Produktstatus sorgt für weitere Sicherheit in der Auftragsabwicklung. Für jeden Auftrag wird per Mausklick die folgende Frage beantwortet. Was wurde wann bestätigt, bestellt, geliefert und in Rechnung gestellt (oder auch nicht)? Für jede Position und den darin enthaltenen Produktgruppen wird der aktuelle Status der Auftragsabwicklung angezeigt.

Verkaufsleistung steigern.
Schnell und einfach Konfigurieren und Kalkulieren.

Professionelle Angebots - Präsentation

Der Endkunde entscheidet nicht nur nach Preis und technischen Daten: Ausschlaggebend für den Verkaufserfolg im Handel ist auch eine Zeitnahe sowie klare und saubere Präsentation Ihrer Produkte und Leistungen.

Mit ProCalc erstellen Sie einfach und schnell ansprechende Angebote, die wirken und überzeugen. Fenster und Türen lassen sich maßstabsgerecht in Farbe darstellen. Denn nur was der Kunde im Detail sieht, kann er sich auch vorstellen. Und was er sich vorstellen kann, wird ihn auch überzeugen.
Hier einige Beispiele für professionell gestaltete Auftragsbelege in der Auftragsabwicklung:

Grafik unten

Grafik unten

Einheitlicher Maßstab

Grafik unten

Grafik links

Kompakter Auftragsbeleg

Grafik unten

Grafik als Anhang

Optimale Nutzung

Die Gestaltung der Verkaufsbelege erfolgt individuell auf Ihre Bedürfnisse. Weiter Informationen und Musterausdrucke finden Sie in unserem Beitrag zum Formular-Designer.

Diese Layouts können den einzelnen Auftragsbelegen bzw. Anwendungsfall zugeordnet werden. Bei einem Angebot kann z.B. die Variante "Grafik unten" und bei der Rechnung bzw. Faktura die Variante "Grafik links" verwendet werden. Das Layout "Grafik als Anhang" -also eine Übersicht der Zeichnungen kann auch isoliert erstellt und einem anderweitig erstelltem Dokument hinzugefügt werden.

Kunden überzeugen & Verkaufsleistung steigern.
Kompetenz durch Angebote mit Zeichnung für Fenster und Haustüren.

Beschaffung und Einkauf

Schon während der Angebotsphase werden alle erforderlichen Bedarfe zur Auftragsabwicklung für den Einkauf sowie Daten wie Einkaufspreise und Verfügbarkeit ermittelt. Je nach Ausbau bzw. verwendeten Softwaremodule stehen auch Informationen aus der Materialwirtschaft und Lager oder zur Fertigung für die Arbeitsvorbereitung zur Verfügung.

Mit der Integration unserer  Fensterbau-Software stehen zusätzlich Informationen über Produktionskapazitäten, -Auslastung und Verfügbarkeit sowie aus der Maschinenanbindung als Option zur Verfügung.

Für den Einkauf werden somit alle Bedarfe und Termine aus verschiedenen Abteilungen oder Standorten an zentraler Stelle mit dem zugehörige Bestellstatus sichtbar. Auch im Einkauf findet das durchgängig verfügbare System der Wiedervorlage Anwendung.

In einem Fertigungsbetrieb stehen zusätzliche Informationen zur Deckung der Bedarfe für die Arbeitsvorbereitung wie Glasbestellung, Produktionsunterlagen oder Etiketten zur Verfügung.

Über Rückmeldungen der Beteiligten und Wareneingang wird der Bestellstatus automatisch angepasst und Zieltermine können so sicher überwacht werden.

Projektmanagment
Terminanforderungen im Focus.

Lieferung und Montage

Das Belegwesen unterstützt sowohl eine Komplett-, Teillieferung oder auch eine aus verschiedenen Aufträgen zusammen geführte Lieferung.

Mit der oben dargestellten Plantafel oder Terminplaner ist ein Ressourcenplaner integriert und sorgt für Sicherheit bei der Montageplanung.

Rechnungen erstellenHandwerker Rechnung erstellen

Die Erstellung von Rechnungen gehört in der kaufmännischen Auftragsabwicklung zum Standardmodul. Sowohl Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG als auch Branchenübliche Anforderungen an die (Teil-) Fakturierung zum wirksamen Ausweis der MwSt. wie z.B. §13b werden berücksichtigt. Das Erstellen von kumulierten Teil-, Abschlags- und Schlußrechnungen (TAR) in Verbindung mit Einbehalten, Bruttoabzügen (Umlagen und Abzügen) sowie der eigentlichen Kumulierung unter Beachtung gesetzlicher Bestimmungen und Vereinbarungen zum wirksamen Ausweis der MwSt. ist Bestandteil von "Rechnungen erstellen".

Darauf sollten Sie nicht verzichten:
Das Rosenheimer Fensterprogramm führt Sie zu einer vollständigen Rechnung mit allen Pflichtangaben gem. Umsatzsteuergesetz (UStG) und erfüllt die im Folgenden aufgezeigten Szenarien in der Auftragsabwicklung.

Faktura Software integriert

Basierend auf dem Leistungsverzeichnis des Auftraggebers für das Sie ein Angebot erstellt haben und dafür einen Zuschlag (Auftrag, AB) erhalten haben, bildet die Basis für die Fakturierung. Im einfachsten Fall wird eine Rechnung für die erbrachten Leistungen erstellt und der Vorgang erscheint in der OP-Liste. Die Rechnung wurde Kontiert und die Daten stehen über die DATEV-Schnittstelle zur Verfügung.

In allen anderen Fällen wird die Leistung entweder in Pauschalen (in % oder EUR) abgerechnet (=pauschaler Abschlag) oder es werden Teilmengen entsprechend dem Baufortschritt in Rechnung gestellt.

Auftragsbelege in der Fakturierung von MWF:

  1. Anzahlung Pauschale (in % oder EUR)
  2. Abschlagsrechnung: Pauschalen (in % oder EUR).
  3. Teilrechnung Teilmengen entsprechend Baufortschritt.
  4. Rechnung oder Schlussrechnung: Enthält immer die Mengen der erbrachten Leistungen.
  5. Stornorechnung: Die Negierung einer Buchung - falsche Rechnung.
  6. Rechnungskorrektur / Gutschrift: Rücknahme vertraglicher Leistung(en) und nachträgliche Abschläge oder Zusätze.

Neben den Hauptleistung in einem Auftrag können auch folgende Vereinbarungen getroffen werden, welche bei der Fakturierung - also dem erstellen einer (Teil-) Rechnung - zu berücksichtigen sind:

  1. Zahlungsbedingungen wie z.B.:
    • 30 Tage ohne Abzug
    • 14 Tage mit 2 % Skonto
    • Teil-/Abschlagsrechnungen sind erlaubt, jeweils 20%
  2. Sicherheiten (Sicherungseinbehalt, Haftrücklass, Gewährleistungseinbehalt) wie z.B.:
    • Es kommen jeweils 90 % der Summe von Teilrechnungen zur Zahlung.
      Das sind also jeweils 10% Sicherheit für Vertragserfüllung.
    • Sicherheit für Mängelansprüche (Gewährleistung) 5 Jahre, 5 % der Auftragssumme
  3. Kostenübernahme wie z.B.:
    • 0,3 % Baustrom
    • 0,3 % Bauwasser
    • 50,00 € pauschal für Dixi-Klo
    • Abzüge vom Schlußrechnungs-Brutto-Betrag (Nebenleistungen)
  4. Montage und Material müssen gesondert ausgewiesen werden.

Diese Vereinbarungen stellen - insbesondere bei kumulierten Rechnungen - einen hohen Anspruch an den Ausweis der richtigen Beträge für Skonto, Sicherheitsabzug, Nettobetrag und der MwSt. In Verbindung mit vom Rechnungsbetrag abweichenden Zahlungseingang sind hier in der Praxis immer wieder Fehler festzustellen. Spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung können derartige Fehler jedoch sehr teuer werden.

Eine Verwaltung der offenen Posten (OP-Liste) ermöglicht auch die Berücksichtigung der Zahlungseingänge auf der Rechnung.

Mit dem Rosenheimer Fensterprogramm MWF ist die Berücksichtigung der gesetzlichen Bestimmungen, Kundenvereinbarungen oder VOB auf allen (Teil-) Rechnungen mit den richtigen Beträgen und die vollständige Abrechnung sichergestellt!

Finanzbuchhaltung

Zur Kontierung der Rechnungen werden verschieden SKR - Sachkontenrahmen - bereits mitgeliefert, welche angepasst werden können. Damit können bestimmte Erlöskonten einzelnen Produktgruppen zugeordnet werden.

Im Kontaktmanagement kann jedem Kunden eine Debitor-Nr. und jedem Lieferanten eine Kreditor-Nr. zugeordnet werden. Auch Sammelkonten oder Mischformen bei der Zuordnung sind zulässig.

Diese Optionen verschaffen die Möglichkeit einer differenzierten Auswertung von Roherträgen nach Sparte und Debitor. 

Während der Kalkulation werden Erlöse für die Finanzbuchhaltung bereits Vorkontiert. Rechnungs-Daten und Debitoren sind mit der DATEV-Schnittstelle für die Finanzbuchhaltung verfügbar.

Rechnungen erstellen - so wird es einfach. 
Sicherheit durch Berücksichtigung gesetzlicher Anforderungen!

Auswertung in der Auftragsbearbeitung

Eine Modul zur Analyse von Auftragsbestand und Rechnungen (Faktura) und der damit verbundenen Umsätze und Roherträge nutzen die Daten ebenfalls. Auftrags AnalyseDamit lassen sich per Mausklick verschiedene Fragen zur aktuellen Auslastung und Umsatz-Situation beantworten. Die Analyse erfolgt über eine Pivot-Tabelle welche mit einem Chart verbunden ist. Die Analyse der Umsätze und Erträge ist wählbar in Abhängigkeit vom Zeitraum, Produktgruppen, Kunden, Lieferanten und anderen Faktoren. Je nach Kombination dieser Faktoren ergibt sich eine Analyse der Umsätze für:

  • Produktgruppen aufgegliedert oder in Zusammenfassung.
  • differenziert nach Erlöskonten bzw. Produkt-Kategorien.
  • Zeitraum aufgegliedert nach Jahr, Quartal, Monat oder Tag.
  • Kunden oder Lieferanten.
  • Je nach Wahl des Auftragsbelegs ist neben den Daten der Rechnung auch die Auftragsbestätigung verfügbar.

Das Analyse Modul bietet die Funktionalität einer Pivot-Tabelle sowie einer grafischen Darstellung als Säulen, gestapelten Säulen, Torten und vielen weiteren Formen. Hier ein kurzes Video  Geschäfts-Analyse im Fensterhandel.

Entscheidungen erfordern aktuelle Daten.
Jederzeit die aktuelle Auftrags- und Umsatz- bzw. Ertragslage.

Datenservice

Damit Sie sich auf die Anwendung konzentrieren können bieten wir den passenden Datenservice zur Aktualisierung von Konstruktion, Preisfindung und Kalkulation.

Datenservice
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