Die Angebots- und Auftragsbearbeitung

Die kaufmännische Abwicklung vom Angebot bis zur Rechnung (Faktura) steht Focus der Software für den Vertrieb im Bauelemente Handel. Beginnend bei der schnellen und einfachen Erstellung von Angeboten mit maßstäblicher Zeichnung und Erfüllung von kaufmännischen Anforderungen in der Auftragsabwicklung an die Auftragsbelege.

Die beste Chance für einen guten Eindruck im Verkaufsgespräch sind Angebote mit Zeichnungen. Mit nur wenigen Mausklicks lassen sich vom Angebot, Auftragsbestätigung bis zur Rechnung alle Auftragsbelege wie in den folgenden Beispielen erstellen.

Die folgende Grafik zeigt eine Übersicht der Geschäftsprozesse im Verkauf bzw. in der Auftragsabwicklung von Bauelementen wie Fenster, Haustüren oder Rollladen.

Vertrieb von Fenster im Focus

Mit dem Focus auf den Vertrieb von Bauelementen wie Fenster, Haustüren und Rollladen wurde unser erfolgreiches Handelsprogramm entwickelt.

Auch bei den aktuellen Entwicklungen an dieser Software werden die Anforderungen von Praktikern im Verkauf berücksichtigt. Im Ergebnis ist ein einfaches Programm entstanden, welches die Komplexität von Bauelementen für den Verkäufer beherrschbar macht!

Im Vordergrund steht ein einfaches Angebots- und Zeichenprogramm für Fenster, Haustüren, Innentüren und Rollladen. Ein einfaches Kalkulationsschema sorgt für Effektivität und Sicherheit in der Vorkalkulation.

Für die Prozesse im Einkauf und der Beschaffung ist ein Bestellwesen ebenfalls integriert.
Mit der Fakturierung stehen die Auftragsbelege Anzahlung, Abschlagsrechnung, Teilrechnung, kumulierte Teilrechnung und Schlussrechnung zur Verfügung. Eine Faktura Software ist somit Integriert!
Zur Analyse der Verkaufsleistung können der aktuelle Auftragsbestand und Umsätze (und Roherträge) in Bezug auf Kunden und Zeitraum abgerufen werden.

Kundenmanagement - CRM

Mit einer Schnittstelle zum Importieren Ihrer Kunden sind schon bei der Installation die wichtigsten Daten für die Auftragsbearbeitung verfügbar. Die komfortable Kontaktverwaltung für Debitoren und Ansprechpartner unterstützt das Kundenmanagement - CRM in folgenden Bereichen:

Die Plantafel oder Terminplaner und Ressourcenplaner

Bauelemente Konfigurieren und Kalkulieren

Am Anfang steht die Erfassung, genauer das Konfigurieren von Bauelementen wie Fenster, Haustüren oder Rollladen und damit verbunden die Preisfindung und Kalkulation. Das verwendete Kalkulationsschema verschafft einen Überblick zu den Erträgen in einzelnen Produktgruppen. In dem folgenden Video erfahren Sie wie in wenigen Minuten ein Bauvorhaben angelegt, ein Angebot erstellt wird und Sie lernen das Kalkulationsschema kennen.  Mit wenigen Mausklicks zum Ergebnis! (7:37 min)

Auftragsbearbeitung und Faktura Software für Bauelemente

Weitere Demo Videos zur Erfassung und Bearbeitung von Bauelementen finden Sie unter DEMO-VIDEO

Das in dem Video angelegte Angebot mit seinen Kontakt- und Positionsdaten lässt sich mit wenigen Mausklicks zu einer Auftragsbestätigung, Bestellung, Lieferschein oder Rechnung weiterführen. Durch die mehrfache Verwendung der Auftragsdaten entsteht so ein enormer Zeitgewinn und Sicherheit bei der Abwicklung von Bauvorhaben.

Eine Tabellensicht auf den Positions- & Produktstatus sorgt für weitere Sicherheit in der Auftragsabwicklung. Für jeden Auftrag wird per Mausklick die folgende Frage beantwortet. Was wurde wann bestätigt, bestellt, geliefert und in Rechnung gestellt (oder auch nicht)? Für jede Position und den darin enthaltenen Produktgruppen wird der aktuelle Status der Auftragsabwicklung angezeigt.

Professionelle Angebots - Präsentation

Der Endkunde entscheidet nicht nur nach Preis und technischen Daten: Ausschlaggebend für den Verkaufserfolg im Handel ist auch eine Zeitnahe sowie klare und saubere Präsentation Ihrer Produkte und Leistungen.

Mit ProCalc erstellen Sie einfach und schnell ansprechende Angebote, die wirken und überzeugen. Fenster, Türen und Rollladen werden maßstabsgerecht und in Farbe dargestellt. Denn nur was der Kunde im Detail sieht, kann er sich auch vorstellen. Und was er sich vorstellen kann, wird ihn auch überzeugen. Hier einige Beispiele für professionell gestaltete Auftragsbelege in der Auftragsabwicklung:

Grafik unten

Einheitlicher Maßstab

Grafik links

Kompakter Auftragsbeleg

Grafik als Anhang

Optimale Nutzung

Die Gestaltung der Verkaufsbelege erfolgt individuell auf Ihre Bedürfnisse. Weiter Informationen und Musterausdrucke finden Sie in unserem Beitrag zum Formular-Designer.

Diese Layouts können den einzelnen Auftragsbelegen bzw. Anwendungsfall zugeordnet werden. Bei einem Angebot kann z.B. die Variante "Grafik unten" und bei der Rechnung bzw. Faktura die Variante "Grafik links" verwendet werden. Das Layout "Grafik als Anhang" -also eine Übersicht der Zeichnungen kann auch isoliert erstellt und einem anderweitig erstelltem Dokument hinzugefügt werden.

Beschaffung und Einkauf

Schon während der Angebotsphase werden alle erforderlichen Bedarfe zur Auftragsabwicklung für den Einkauf sowie Daten wie Einkaufspreise und Verfügbarkeit ermittelt. Je nach Ausbau bzw. verwendeten Softwaremodule stehen auch Informationen aus der Materialwirtschaft und Lager oder zur Fertigung für die Arbeitsvorbereitung zur Verfügung.

Mit der Integration unserer  Fensterbau-Software stehen zusätzlich Informationen über Produktionskapazitäten, -Auslastung und Verfügbarkeit sowie aus der Maschinenanbindung als Option zur Verfügung.

Für den Einkauf werden somit alle Bedarfe und Termine aus verschiedenen Abteilungen oder Standorten an zentraler Stelle mit dem zugehörige Bestellstatus sichtbar. Auch im Einkauf findet das durchgängig verfügbare System der Wiedervorlage Anwendung.

In einem Fertigungsbetrieb stehen zusätzliche Informationen zur Deckung der Bedarfe für die Arbeitsvorbereitung wie Glasbestellung, Produktionsunterlagen oder Etiketten zur Verfügung.

Über Rückmeldungen der Beteiligten und Wareneingang wird der Bestellstatus automatisch angepasst und Zieltermine können so sicher überwacht werden.

Lieferung und Montage

Das Belegwesen unterstützt sowohl eine Komplett-, Teillieferung oder auch eine aus verschiedenen Aufträgen zusammen geführte Lieferung.

Mit der oben dargestellten Plantafel oder Terminplaner ist ein Ressourcenplaner integriert und sorgt für Sicherheit bei der Montageplanung.

Rechnungen erstellen

Das Schreiben einer Rechnung für Bauleistungen wie "Fenster, Türen, Rollladen liefern und montieren" kann zu einer echten Herausforderung werden. Insbesondere dann wenn es um die korekte Berücksichtigung von Zahlungsbedingungen, Sicherheitseinbehalten oder Kostenübernahme auf Teilrechnungen sowie den wirksamen Ausweis der gesetzlichen MwSt. geht.

Teilrechnung können als pauschale Abschlagsrechnung oder als kumulierte Teilrechnung mit Ausweis der erbrachten Leistungen erstellt werden.

Bei der Schlussrechnung geht es vor allem um die Berücksichtigung der evt. gestellten Teilrechnungen sowie dem bis dahin verbuchten Zahlungseingang (OP).

Mit dem Rosenheimer Fensterprogramm werden diese Anforderungen an die Fakturierung erfüllt. Weitere Information haben wir in dem Beitrag  Rechnung schreiben zusammen gestellt.

Datenservice

Damit Sie sich auf die Anwendung konzentrieren können bieten wir den passenden  Datenservice zur Aktualisierung von Konstruktion, Preisfindung und Kalkulation.

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