Datenimport mit Excel

Die Einrichtung und Pflege von Fenster-, Rollladen- und Haustür- Preislisten ist besonders einfach gestaltet worden. Besonders hervorzuheben ist der Datenimport von Preislisten und Kataloge aus dem Internet mit der integrierten Import-Schnittstelle. Mit der integrierten Excel-Funktionalität können Preislisten sehr schnell in die Kalkulation übernommen werden. Die Schnittstelle unterstützt z.B. die Dateiformate txt, rjd, CSV oder XLSX und Datanorm.

In diesem Beitrag zeigen wir die Möglichkeiten auf, wie Sie den Aufwand für das Einrichten und der Pflege von Kontakt- oder Artikeldaten (Stammdaten) wesentlich reduzieren können.

Preislisten anlegen und Verwalten

Jede Software steht und fällt mit der Aktualität der Stammdaten. Jeder der sich schon einmal mit dem Anlegen von Artikel Stammdaten und anschließenden Pflege dieser Daten befasst hat, kennt den enormen Aufwand für dieses Thema.
Diesem Aufwand steht jedoch der wesentliche Nutzen bei der täglichen Arbeit gegenüber: Schnell und Sicher Bauelemente Konfigurieren, Kalkulieren und rechtssichere Auftragsbelege und Angebote erstellen!

Premium Daten-Service

Unser Premium Service hat sich dieses Thema bereits seit vielen Jahren angenommen und eine Vielzahl von Preislisten für den Fensterbau aber auch für den Fensterhandel für das Rosenheimer Fensterprogramm aufbereitet.

Vorteil: Der Aufwand verteilt sich auf viele Anwender und als Anwender können Sie sich auf das Kerngeschäft konzentrieren. Auch für die Datenaufbereitung Ihre Preisliste erstellen wir gerne ein Angebot.

Der Datenservice stellt vollständige Preislisten-Daten sowie Aktualisierungen zur Verfügung. Nutzer dieses Premium-Service können Sie sich auf Ihre eigenen Artikel wie z.B. Montageleistungen konzentrieren ohne sich mit dem Anlegen und Pflege der teilweise komplexen Bauelement-Preiskatalogen zu befassen.

Bei diesen Arbeiten sind einige Werkzeuge zur Minimierung des Aufwandes und zur Steigerung der Effizienz bei der Pflege von Stammdaten entstanden. Diese Werkzeuge möchten wir Ihnen im Folgenden etwas näher vorstellen.

Artikel-Stammdaten für Bauelemente

Im Vertrieb sind neben den Kontakt-Daten und den Auftragsbelegen (CRM) die Artikel-Stammdaten von Bedeutung. Stammdaten werden in den unterschiedlichsten Formaten vom Hersteller bereitgestellt. Je nach Artikelgruppe verfügen diese Daten entsprechend ihren Anforderungen über unterschiedliche Strukturen und Inhalte:

1. Einfache Artikel enthalten eine Artikelbeschreibung, Mengeneinheit, Einzelpreis und evtl. ein Bild (JPG, PNG).
   Nur bei diesem Artikel lassen sich eindeutig Preise in Form von Einzelpreis, Berechnungsformel oder Preistabelle zuordnen!
2. Artikel-Varianten werden erst über verschiedene Sachmerkmale oder Eigenschaften bestimmt.
   So hat ein Garagentor verschiedene Größen, Oberflächen-Struktur, Farbe und evtl. Lichtausschnitte. Ähnlich viele Sachmerkmalen findet man auch bei Innentüren. Auf diese Weise entstehen sehr schnell einige tausend Varianten.
3. Für Sachmerkmale müssen Plausibilitäten und Abhängigkeiten formuliert werden.
4. Preisfindung für Artikelvarianten bei denen je nach Variante (Eigenschaften) der Preis sich aus Preistabellen und Aufpreisen zusammensetzt.
5. Bauelemente sind Artikelvarianten, welche zusätzlich komfortabel Konfiguriert und mit einer farbigen und maßstäblichen Zeichnung dargestellt werden müssen.

Für den Fall das die Stammdaten selbst angelegt und gepflegt werden, haben wir einige Werkzeuge zusammengestellt. Diese unterstützen während der Datenaufbereitung bei folgenden Aufgaben:

1. Produktbeschreibung anlegen
   • Beschreibung aller Artikel.
   • Zuordnung von Plausibilitäten
2. Regelwerke zur Konfiguration formulieren
   • Sachmerkmale oder Eigenschaften.
   • Zulässige Kombination der Eigenschaften.
3. Grafische Darstellung
   • Bildmaterial zuordnen (JPG, PNG, WMF)
   • Profilsystem-Abmessungen für Rahmen, Flügel, Sprossen und Anschlussprofile
   • Türfüllungen
   • Rollladen: Kasten, Lamellen Führungen
4. Preisfindung für die Konfiguration (Variante) als Basis für die Ertragskalkulation
   • Preistabellen importieren.
   • Zuordnung der Preisfindung

Mit dieser Vorgehensweise können sowohl einfache Artikel sowie Artikelvarianten als auch Bauelemente vollständig angelegt werden.

Artikel-Import

Die Funktion zum komfortablen Import von Artikeldaten bietet eine Schnittstelle für verschiedene Datei-Formate. Je nach Quelle der Daten kommen unterschiedlichen Datei-Formate zur Anwendung. Die Abkürzung RJD-Format steht für Rollladen-Jalousie-Datanorm-Format. Es beinhaltet eine vollständige Artikelbeschreibung für Produkte im Bereiche "Sonnenschutz". Firmen wie z.B. ROMA, WAREMA oder Erhardt-Markisen stellen Ihre Preislisten in diesem Format online zur Verfügung. Im Datanorm-Format werden Preislisten für Garagentore z.B. von HÖRMANN bereitgehalten.

Umfang des Artikel-Imports

Der Artikel-Import kann benutzt werden, um neue Artikel-Daten in die Artikel-Verwaltung zu importieren oder um die Daten bereits vorhandener Artikel zu erneuern. Es können auch Bilder zum Artikel in den Formaten jpg, png, wmf oder DXF-Format importiert werden, auch ein Bild-Update ist möglich. Weitere Details haben wir in dem Benutzerhandbuch ausgeführt.

Mit der integrierten Excel-Funktionalität können diese Daten bei Bedarf angepasst oder Aktualisiert werden. Eine Excel-Lizenz ist hierfür nicht erforderlich!

Bauelemente Preislisten

Bauelemente-Preislisten für Fenster, Rollladen oder Haustüren sind in der Regel in digitaler und strukturierter Form nicht verfügbar. Eine Datenstruktur ist jedoch für jede elektronische Daten-Verarbeitung unverzichtbar!

Für Bauelemente sind die Daten zur Konfiguration, grafischen Darstellung und den Preisfindung zur Kalkulation sowie die Produkt- und Leistungsbeschreibung von besonderer Bedeutung. Nur wenn diese Daten allen Anforderungen genügen kann die Software wesentlich zur Zeiteinsparung und Preissicherheit beitragen. Gleichzeitig müssen der Umfang und die Strukturen sowie die Wartbarkeit der Daten beherrschbar bleiben.

Vor diesem Hintergrund haben wir für das Anlegen und Verwalten von Bauelemente-Preislisten eine umfassende Anleitung, Vorlagen und Werkzeuge entwickelt. Diese bieten komfortable Möglichkeiten für eine systematische Vorgehensweise zur Strukturierung von Preisdaten.

Abbildung: Bearbeiten und Importieren von Preistabellen für Bauelemente

Darüber hinaus bieten wir Schulungen für Administratoren von Preislisten an. Hierbei wird die zuvor angeführte Vorgehensweise an einem Fallbeispiel durchgeführt.

Vorlagen und Bibliotheken für Bauelemente

Auch wenn sich die Inhalte von Preislisten in der Regel unterscheiden, so gibt es auch Gemeinsamkeiten wie Typen/Modelle, Profilsysteme, Verglasung, Türfüllungen etc. Diese Gemeinsamkeiten haben wir Vorlagen in einer Bibliothek bzw. Datenbank zusammengefasst.

Damit kann sehr schnell und einfach ein Grundgerüst angelegt werden welches dann nur noch ergänzt werden muss.

Kontakte und Adressen importieren

Das Einlesen und Aktualisieren von Kontaktdaten wie Kunden und Lieferanten gehört zu den Standard Funktionsumfang unserer kaufmännischen Lösung. Die Schnittstelle kann ebenfalls über die integrierte Excel Kompatibilität die Dateiformate txt, csv und xlsx verarbeiten. 

Die Funktion zum komfortablen Import von Kontaktdaten verfügt über einen Assistenten, welcher die Übernahme oder Aktualisierung (synchronisieren) der Kontaktdaten wesentlich vereinfacht.

Umfang des Kontakt-Imports

Der Kontakt-Import kann benutzt werden, um neue Adress-Daten in die Kontakt-Verwaltung zu importieren oder um die Anschrift bereits vorhandener Kontakte zu erneuern. Es können auch Bilder zum Kontaktin den Formaten jpg, png, oder wmf-Format importiert werden, auch ein Bild-Update ist möglich. Weitere Details haben wir in dem Benutzerhandbuch ausgeführt.

Excel Funktionalität integriert

Ein wesentliches Werkzeug bei der Bearbeitung von Preislisten ist Microsoft Excel. Das Rosenheimer Fensterprogramm ist unabhängig und kompatibel mit Excel. In Verbindung mit der SQL-Datenbank kann bei einer Mehrplatz-Anwendung auf den sonst erforderlichen Exchange-Server verzichtet werden.

Oft wird in der Branche eine Preisliste als "Excel-Datei" angeboten. Diesen xlsx- oder csv-Dateien fehlt jedoch die einheitliche Daten-Struktur wie sie z.B. bei rjd- oder Datanorm- Dateien gegeben ist. Mit der integrierten Excel-Schnittstelle können diese Dateien jedoch eingelesen, bearbeitet (strukturiert) und in die Datenbank zur Preisfindung abgelegt werden.

Abbildung: Ausschnitt der verfügbaren Funktionen zur Bearbeitung von Excel-Dateien

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