Bauelemente Kalkulation & Ertrag mit System

Intelligente Konfiguration und Kalkulation

Die Kalkulation von Bauelementen erfordert die Berücksichtigung vieler Ausstattungs­merkmale bei der Preis­findung für ein Angebot. Eine zufrieden­stellende Handelsspanne zur Kostendeckung und die Vermeidung von Nachforderungen und Rekla­mationen sind sicherlich nur einige Ziele für die fehlerfreie Preisfindung. Je nach Betriebsgröße und Anzahl laufender Projekte können fehlerhafte Kalkulationen durch aus zu einer Existenzbedrohung führen.

In diesem Beitrag werden die Anforderungen und Vorteile einer Software unterstützten Konfiguration und Kalkulation aufgezeigt. Insbe­sondere die Vorteile einer strukturierten Vorgehensweise zur Vermeidung von Fehlern. Es wird auch aufgezeigt wie einfach Änderungen per Mausklick sowohl in einer Zeichnung als auch in der Kalku­lation berück­sichtigt werden.

Sicherheit bei der Kalkulation

Bauelemente wie Fenster, Rollladen oder Haustüren sind individuell zusammen gestellte Produkte. Eine korrekte Konfiguration ist somit der erste Schritt und die Basis einer sicheren Kalkulation. Eine fehlerfreie Konfiguration wiederum erfordert die Berücksichtigung von aktuellen technischen Regel­werken und Fachwissen über entsprechende Zusammen­hänge.

Die Machbarkeit von individuellen Bauelementen setzt technische Kenntnisse voraus, ohne deren Beachtung ein Produkt entweder nicht oder u.U. nur mit einem zuvor nicht kalkulierten Aufschlag geliefert werden kann. Von der Termin­problematik bei der Abwicklung bei derartigen Szenarien einmal abgesehen. Die Software ProCalc bietet in Kombination mit zentral laufend aktualisierten Produkt- und Preisdaten auch die technischen Regelwerke für eine strukturierte Kalkulation. Mit dieser Kombination entsteht ein wesentlicher Zusatznutzen infolge Fehlerfreiheit und Sicherheit in der Kalkulation und Erstellung von Angeboten.

Für ein konfiguriertes Bauelement (Fenster, Tür, Rollladen) muss zum einen der Grundpreis für Materialart, Öffnungsart (DK, PSK Fest), Füllungen (Glas, Panel) etc. - sowie Auf- und Abschläge wie Ausstattung und Zubehör (Beschläge) der in Frage kommenden Lieferanten sowie Zusatzleistungen wie Montageleistungen und Zubehör berücksichtigt werden. Damit der Überblick bei den  vielen Einflussfaktoren nicht verloren geht, wurde ein Kalkulationsblatt mit unterschiedlichen Ebenen (Strukturen) und Kontollfunktionen entwickelt.

Anforderungen an eine strukturierte Kalkulation

In jeder Kalkulation sollte der Focus auf eine detaillierte und vollständige Sicht auf die Einflussgrößen und Risiken liegen. Eine strukturierte und effektive Vorgehensweise zur Bestimmung von Verkaufspreisen ist infolge stei­gender Produktkomplexität nur noch mit Unter­stützung einer Branchensoftware möglich. Insbesondere bei nach­träglichen Ände­rungs­wünschen wie Ergänz­ungen (Wärmeschutz, Sicherheit etc.) oder Zusatz­leistungen ist die Gefahr von Fehlern infolge übersehener Zusam­men­hänge für die Auf- und Abschlägen oft die Ursache für eine fehlerhafte Kalkulation. Wobei Fehler infolge nicht berück­sichtigter Aufschläge oder Ab­schlägen immer zu unattraktiven oder verlorenen Aufträgen führt!

Die Vorteile einer strukturierten Kalkulation einer Branchen-Software ermög­lichen auch die Berück­sich­tigung von Zusatz­ausstat­tungen als Eventual­positionen per Mausklick. In der Folge sind Verkaufs­gespräche über Ausstattungs­varianten mit konkreten Zahlen ohne Mehrarbeit möglich. 

Fehlerhafte Konfi­gura­tionen sind in der Regel die Ursache für die meisten Folgefehler in der Kalkulation und der Auftrags­abwicklung. Am Ende stehen nicht nur unrentable Aufträge, sondern auch unzufriedene Kunden!

Handelspanne ohne Überraschung.

Erfolgreiche Marktteilnehmer zeichnen sich durch Vermeidung von Über­raschungen in der Kalkulation aus. Klarheit bei der Bewertung sämtlicher Einfluss­größen und Risiken vor der Auftrags­annahme.

Die Berücksichtigung der Komplexität von Bauele­menten ist jedoch nicht immer offen­sichtlich und für die Kalkulation verfügbar. Einfache Zusammen­hänge wie Bautiefe und Glasstärken (Wärmeschutz, Schallschutz) sind für den erfahrenen Anbieter i.d.R. präesent. Bei Farbkombinationen und deren Verfügbarkeit sowie die Berücksichtigung laufender "technischer Änderungen" wird es schon schwieriger. Anfragen beim jeweiligen Lieferanten und Wartezeiten sind bei derartigen Situationen "ohne Software" unvermeidbar.

Schlüssel Elemente der Kalkulation

Wie in der oben dargestellten Schreibtischszene gilt es zunächst die Kernelemente zusammen­zutragen. Einen Laptop mit instal­lierter Software ProCalc samt den benötigten Produkt­daten wie Preise und Rabatte. Ein gutes Software­system stellt neben den Preisen auch Regelwerke und Abhängigkeiten zur technischen Klärung (Baubar­keit) bereit. Daneben werden wie abgebildet handschriftliche Notizen zu den Kundenwünschen und u.U. Architekturpläne benötigt.

Die Aufzählung zielt auf das realistische, leicht chaotisches Foto ab, das sowohl den Arbeitsablauf als auch den Anspruch an die Tiefe einer Kalkulation einfängt. Nur mit der Branchen­software ProCalc können solche Kalkulationen strukturell geordnete durchgeführt werden.

Bauelemente konfigurieren

In Verbindung mit hinterlegten - wieder­ver­wendbaren - Standard Einkaufs- und Verkaufs­rabatten wird jede Kalkulation zu einer Sache von wenigen Minuten! Kein warten auf Hersteller Anfragen. Vermeidung von Über­tragungs­fehler, kein Stress infolge Änderungs­wünsche des Endkunden bei den Produkt­eigenschaften.

Auch die bei den üblichen Preisanfragen zu Alter­nativen sind in allen denkbaren Szenarien kein zusätzlicher Aufwand. Lediglich einige Mausklicks im Konfigurator genügen. So sind übliche Anfragen zu Mehrpreisen für z.B. Gläser, Farbe oder Profil­systemen etc. per Mausklick dargestellt und in der Kalkulation berücksichtigt. Das Angebot bietet in solchen Fällen die gewünschten Varianten als farbige Zeichnung und den Mehr- oder Minderpreis. Mit der Entscheidung des Kunden zu einer Alternative ist das ursprüngliche Angebot per Mausklick in eine Auftragsbestätigung mit der Wunschausstattung änderbar.

Berechnungen anschaulich visualisieren

Jede denkbaren Konfiguration wird in ein Kalkulationsblatt mit einheitlicher Darstellung überführt. Es enthält alle wesentlichen Elemente einer Kalkulation wie Listen-, Einkaufs- und Verkaufspreise.  Die zugeöhrigen Strucktur mit den Einzelpreisen der Produktmerkmale und Aus­prägung ist ebenfals per Mausklick verfügbar. Die strukturierte Kalkulation gehört zu den Kern­kom­petenzen der Branchensoftware ProCalc.

Bezeichner der Spalten (Horizontal)

1. Alternativ: Optionale Produkte welche auch über Auf- und Abschläge mit einem Verkaufspreis Ausgewiesen - jedoch nicht in der Summe berücksichtigt werden.
2. Bezeichner: Beschreibung einer Produktgruppe (zusammen gefassten Produkte)
3. Listenpreis (Zusammen­fassung einer Produktgruppe)
4. EK %: Einkaufskonditionen, entweder als pauschaler Betrag oder Prozentual
5. EK Skonto: EK - Skonto
6. Einkaufspreis einer Produktgruppe
7. Verkaufsabschläge [%] (optional VK Aufschlag)
8. Verkaufspreis einer Produktgruppe
9. Verkaufspreis incl. Skonto und Sonderkonditionen über alle Produktgruppen.
10. Rohertrag [€] Differenz aus Einkauf und Verkauf incl. Skonto und Sonderkonditionen
11. Rohertrag [%]

Strukturierte Bauelemente Kalkulation

Jede der angeführten Zeilen ist eine Zusammenfassung entsprechend der im Konfigurator festgelegten Produktgruppen. In dem abgebildeten Beispiel werden Holz-Fenster und Montagearbeiten über den gesamten Vorgang zusammengefasst dargestellt.

Im Anschluss an die Produktgruppen (Summe) erfolgt die Zusammenfassung der Preise für den Einkauf, Verkauf und evt. ausgewiesene und berück­sichtigte Sonder­kondionen (Abb.). Sonder­konditionen wie etwa über alle Produktgruppen ausgewiesene Nachlässe für z.B Rabatt oder Skonto werden in der Spalte 9 und damit auch im Rohertrag einbezogen. Damit ist die Kalkulation vollständig und nicht nur eine Näherung an die Handelsspanne!

Professionelles Angebot mit Abbildungen und sicherer Kalkulation

Mit der Konfiguration und der Kalkulation sind auch sämtliche Information zur Generierung der  Unterlagen für die kaufmännische Auftrags­abwicklung bis zur Rechnung (Fakturierung) vorfügbar. Ein integrierter Formular-Designer ermöglicht die Einbindung des "Firmenpapier" und ermöglich den direkten Versand per E-Mail. Damit wird die Reaktionszeit mit einem Angebot auf Anfragen auf ein Minimum reduziert werden.

Die vielen Details aus der Konfiguration und der Kalkulation erlauben die Erstellung von Auftragsunterlagen mit unterschiedlicher Granu­larität. Je nach Situation (Angebot, Rechnung) können Zeichnungen, Produkt- , Leistungs­be­schreibungen und Preise in Kurz- oder Langform ausge­wiesen werden. Grund­einstel­lungen ermög­lichen auch Standards für die einzelnen Belege (Angebot bis Rechnung) fest­zulegen.

Das abgebildete Angebot von der Musterfirma ist eine Kurzform mit sehr kurzen Produkt­beschreibung, kleiner Grafik und wenig ein­leitendem Text. Es ist eine von sehr vielen Möglich­keiten Leistungen und Preise in einem Angebot zusammen zu fassen.

Vorteile der integrierten Kalkulation

1. Strukturierte Konfiguration als Basis für die Kalkulation.
2. Ausweis von Alternativen oder optionale Ausstattungen.
3. Automatisierte Kalkulation dank hinterlegten Standardkonditionen.
4. Mehr Zeit für Beratungs- und Verkaufsgespräche.
5. Kurze Reaktionszeit auf Anfragen.
6. Größt mögliche Sicherheit bei der Preisermittlung!
7. Wiederverwendung von Daten und Zahlen in der Auftragsbearbeitung incl. Rechnungsstellung.
8. Kundenzufriedenheit ab dem ersten Kontakt.
9. Keine Wartezeiten auf Lieferantenangebote.
10. Kurze Reaktionszeiten auf Anfragen
11. Perfekte grafische Darstellung als Zeichen von Professionalität
12. Änderungswünsche können per Mausklick berücksichtigt werden.