Digitale Rechnung - ausstellen, übermitteln und aufbewahren

GoBD-konformität in der Fakturierung von Bauleistungen

Grundsätzlich sind sowohl bei einer Papier- als auch bei einer elek­tronischen Rechnung die Anforderungen aus § 14 Abs. 4 in V. mit § 14a Abs. 5 UStG zu beachten. Bei der Umstellung von Papierrechnung auf elektronische Rechnungen gilt es diese von dem Aussteller als auch von dem Empfänger zu beachten. Fehlerhafte oder unvollständige Berücksichtigung gültiger Richtlinien (UStR), Abgaben­ordnung (AO) und Gesetze (UStG, SigG) sowie der GoBD kann für alle an einem Geschäftsprozess Beteiligten sehr teuer werden.

Rechnung erstellen und GoBD-konformität per Mausklick

In diesem Beitrag zeigen wir auf wie einfach eine elektronische Rechnung per Mausklick GoBD konform erstellt, versendet und archiviert werden kann. Gleichzeitig wird dabei ein Gewin an Effektivität bei der Abrechnung, Zeit- und Kosten­ersparnis im Unternehmen erreicht. Zur unternehmer­ischen Verantwortung gehört schon heute eine GoBD konforme Verfahrens­doku­mentation sowie die Beachtung der zuvor angeführten Vorschriften und Anforderungen an eine Papier­rechnung. Mit diesem Update wird es einfacher und sicherer eine GoBD-konformität für Papier- und elektronische Rechnungen für das Unternehmen zu erreichen.

Vorteile der elektronischen Rechnung

Papier- und elektronische Rechnungen ab dem 1. Juli 2011 umsatzsteuer­rechtlich gleich zu behandeln (§ 14 Absatz 1 UStG). Der Einsatz von elektronischen Rechnungen bietet jedoch wesentliche Vorteile im Arbeitsablauf (Workflow) für alle Beteiligten. Insbesondere sind dies die Zeit- und Kosteneinsparung infolge:

• Einfache Erstellung und Versand einer Rechnung
• Entfall der Zustellungskosten (Wege, Porto, Drucker)
• Entfall von analogen (Papier, Ordner) Archiven.
• Zeiteinsparung durch zentrale Verfügbarkeit beim Vorgang an allen Arbeitsplätzen.
• Terminierung von Skonti und Fälligkeiten durch Widervorlage und Anbindung an die Aufgaben- und Termin-Planung.
• GoBD Konformität. Automatisierte Erfüllung von Anforderungen aus der GoBD wie z.B. Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten.
• Automatisierte Erfüllung der Anforderungen aus dem § 14 UStG an Rechnungen.

Damit Rechnungsaussteller und -empfänger die Kostenvorteile einer E-Rechnung im Arbeitsablauf nutzen können, muss einiges beachtet werden.

Anforderungen an eine elektronische Rechnung

Grundsätzlich sind Rechnungen auf Papier und per Email vor dem Gesetz gleichgestellt. Es müssen jedoch in beiden Fällen die Angaben bzw. Anforderungen an eine Rechnung gem. §14 UStG erfüllt werden damit die Umsatzsteuer auf beiden Seiten wirksam ausgewiesen und verrechnet werden kann. Bei einer elektronischen Rechnung finden folgenden Sachverhalte besondere Beachtung:

• Die Zustimmung des Rechnungsempfängers zur elektronischen Zustellung der Rechnung liegt vor (UStG, §14 Abs.1) . Eine Formlose Übereinkunft, Zahlungsbedingung oder AGB's sind als Zustimmung zulässig (UStR 184a).
• Die elektronische Rechnung muß von einem Menschen gut lesbar sein (UStG, §14 Abs.1). Diese Anforderung ist bei den üblichen Inhalten einer strukturierten Rechnung in Verbindung mit den verfügbaren Formaten einfach zu erfüllen. Am populärsten und wohl als führend zu bezeichnen hat sich neben den Office-Formaten (.doc, xls, .msg) das PDF (Portable Document Format) von Adobe durchgesetzt. Es ist auch Bestandteil der neuesten Austausch-Formate wie ZugFerd und XRechnung
• Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten muß gewährleistet sein (UStG, §14 Abs.3). Eine Manipulation muß also ausgeschlossen werden.
• Die üblichen Angaben wie bei Papierrechnungen müssen auch bei elektronischen Rechnungen vorhanden sein.

Diese mit dem Steuerverein­fachungsgesetz vom 4.11.2011 eingeführte Änderung des §14 UStG Abs. 1 entbindet den Ersteller einer digitalen Rechnung von der Pflicht zur Verwendung einer digitalen Signatur zur Wahrung der Echtheit und Unversehrtheit einer Rechnung. Alternativ ist die Sicherstellung dieser Anforderung durch das "innerbetriebliche Kontrollverfahren" zu gewährleisten. Das Rosenheimer Fensterprogramm bietet die zusätzliche Option zur Verwendung einer elektronischen Signatur.

Auswahl der Verfahren und die Anforderungen für den Ersteller

Sowohl bei der Papier- als auch bei der elektronischen Rechnung müssen also entsprechende innerbetriebliche Kontrollverfahren eingerichtet, dokumentiert und durchgeführt werden. Bei einer elektronisch Rechnung kann die "Echtheit der Herkunft" und die "Unversehrtheit der Daten" nach §14 Abs. 3 UStG durch zwei zulässige Verfahren gewährleistet werden:

1. Durch "eine qualifizierte elektronische Signatur (mit Anbieter-Akkreditierung)"
2. Durch einen elektronischen Datenaustausch (EDI).

Damit ist das Rosenheimer Fensterprogramm zur Fakturierung von Bauleistungen in Form einer lesbaren PDF-Datei mit elektronischer Signatur (§ 2 Nr. 3 SigG Begriffsbestimmung) als zulässiges Verfahren sowie zur Erfüllung von Forderungen nach Echtheit und Unversehrtheit geeignet.

Anforderungen an den Empfänger

Bei dem Verfahren mit einer "elektronischen Signatur" muß lediglich der Ersteller einer Rechnung über eine qualifizierte elektronische Signatur verfügen.  Auf der Seite des Empfängers wird keine besonderen Anforderung zur weiteren Bearbeitung gestellt. Es genügt eines der frei verfügbaren Software-Systeme zum öffnen und lesen einer (PDF-)Datei. Jeder PDF-Reader erkennt elektronische Signatur und wird den Betrachter auf die Unversehrtheit und Unveränderbarkeit hinweisen.

Der "elektronische Datenaustausch (EDI-Rechnungen)" ist wesentlich aufwendiger. In diesem Zusammenhang werden oft auch die Formate ZUGFeRD oder XRechnung angeführt. Diese Formate bestehen aus einer PDF-Datei sowie einem nur für eine Maschine lesbaren Anhang im XML-Format. Dieses Format bzw. Verfahren erfordert beim Ersteller und beim Empfänger einer elektronischen Rechnung eine entsprechende Ausstattung.

Revision und Betriebsprüfung

Sowohl bei einer Papier- als auch einer elektronischen Rechnung müssen bei einer Betriebsprüfung die angeführten Gesetze wie §14 UStG angewendet werden. Gleichzeitig müssen sich entsprechend §145 Abgaben­ordnung (AO) (Allgemeine Anforderungen an Buchführung und Aufzeichnungen.) die Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. Auch die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfung digitaler Unterlagen (GDPdU) müssen eingehalten werden.

Seit der Einführung des Steuer­verein­fachungs­gesetz Nov. 2011 muss ebenso sichergestellt werden, dass der Inhalt der Rechnung unversehrt und die Identität des Rechnungsausstellers gesichert ist. Anstelle der digitalen Signatur kann auch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren diese Anforderung sicherstellen. Nur wenn diese Voraussetzung erfüllt ist, kann auf die elektronische Signatur verzichtet werden.

Qualifizierte elektronische Signatur

Nach § 14 Abs. 3 Nr. 1 UStG ist eine elektronisch übermittelte Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (§ 2 Nr. 3 SigG Begriffsbestimmung) oder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur mit Anbieter-Akkreditierung (§ 2 Nr. 15 SigG) zu versehen. Zur Erstellung der Signatur wird ein qualifiziertes Zertifikat benötigt, das von einem Zertifizierungsdienstanbieter ausgestellt wird und mit dem die Identität des Zertifikatsinhabers bestätigt wird (§ 2 Nr. 7 SigG). Dieses Zertifikat kann nach § 2 Nr. 7 SigG nur auf natürliche Personen ausgestellt werden.

E-Rechnung übermitteln

Der Versand einer elektronischen Rechnung mit einer "qualifizierte elektronische Signatur (mit Anbieter-Akkreditierung)" ist in folgenden Formaten zulässig:

• Rechnung als E-Mail,
• Rechnungen als Anhang einer E-Mail,
• Web-Download oder über
• Versanddienste wie e-Post, DE-Mail.

Die elektronische Signatur (Unterschrift) ist also von zentraler Bedeutung für den wirksamen Ausweis der Umsatzsteuer auf einer e-Rechnung. Daher Vorsicht beim Versand von Rechnungen ohne Signatur. Nicht jede Rechnung die per E-Mail versendet wird, ist auch automatischen eine "elektronische Rechnung"! So ist eine eingescannte Rechnung und dessen anschließender Versand per Email als Kopie oder 2. Schrift zukennzeichnen.

Aufbewahrungsfrisen

Elektronische Rechnungen müssen auch zwingend elektronisch archiviert bzw. aufbe­wahrt werden! Der Ausdruck einer elektronisch versendeten Rechnung per E-Mail ist nicht ausreichend. Vor diesem Hintergrund werden Rechnungen automatisch im PDF/A-3b Format erstellt und im integrierten DMS archiviert. PDF/A ist ein ISO-Standard zur Langzeit- Archivierung elektronischer Dokumente. Dieses Format ist ein von Adobe geschaffenens langzeit­format und der Zusatz "A" steht für Archiv. Auf diesem Format ist die ist die revisionssichere Archivierung Handels- und Steuerrechtlich relevanter Dokumente, für die besondere Anforderungen gelten, insbesondere die Unveränderbarkeit und langfristige Verfügbar­keit gemäß der geltenden Aufbewahrungs­fristen möglich.
Auch für die Archivierung bzw. der Aufbe­wahrung von E-Rechnungen (EInvoice) gelten die gleichen gesetzlichen Fristen wie für Papierrechnungen sowie die folgende Anforderung aus der AO und dem UStG.:

Verstöße gegen die Pflichten der Aufbe­wahrungs­fristen, führen zwar nicht zur Aberkennung des Vorsteuerabzugs, können aber eine Ordnungswidrigkeit darstellen und damit sehr teuer werden.

E-Rechnung - Vorteile und das Einsparungspotential 

Mit diesem Baustein zur digitalen Unterschrift (Signieren) von Rechnungen (u.a. Belegen) steht ein weiterer Baustein zur Optimierung und Entlastung von Betriebsabläufen in der Fakturierung zur Verfügung.

• Schutz vor Manipulation und Löschung
• Automatisierte Einhaltung von Aufbewahrungsfristen
• Revisionskonformität und Rechtssicherheit
• Betriebskosten einsparen (Erstellung, Transport, Auffinden, Akten, Papier, Porto, Drucker)
• Liquidität durch Optimierung der internen Abläufe zur Wahrung von Skontofristen und Verfolgung der OP-Liste.

Dies ist nur ein weiterer Baustein zur automatisierten Erfüllung von unternehmerischer Pflichten. Es bleibt jedoch weiterhin die Pflicht, die Abläufe außerhalb der Software in einer Verfahrensdokumentation (gem. GoBD, GoBS) zu dokumentieren

Muster einer geöffneten E-Rechnung als PDF mit Signatur und Hinweis auf die Bearbeitung

Gesetze und Verordnungen in der Fakturierung

Bei der Erstellung von (elektronischen) Rechnungen sind eine Vielzahl von Gesetzen, Verordnungen und Richtlinien und Schreiben des Bundesministerium für Finanzen (BMF) zu beachten. Hier die wichtigsten:

• § 14 Abs. 4 i. V. m. § 14a Abs. 5 UStG Erforderliche Angaben auf einer Rechnung.
• DSGVO Datenschutz-Grundverordnung Regelungen zum Schutz privater Daten von Einzelpersonen bei der Erfassung, Handhabung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten.
• GoBS Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme.
• GoBD Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. (Vormals GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen)
• Steuerverein­fachungs­gesetz vom 4.11.2011 mit Änderungen UStG §14 Abs. 1, 3
• Abgabenordnung (AO) § 145
• UStR Umsatzsteuer-Richtlinien: § 184a. (Zu § 14 UStG (§§ 31 bis 34 UStDV))  Elektronisch übermittelte Rechnung
• Gesetz über Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen (Signaturgesetz - SigG)