Rechnung schreiben und die Anforderungen

Das Schreiben einer Rechnung für Bauleistungen wie "Fenster, Türen, Rollladen liefern und montieren" kann zu einer echten Herausforderung werden. Insbesondere dann wenn es um die korekte Berücksichtigung von Zahlungsbedingungen, Sicherheitseinbehalten oder Kostenübernahme auf Teilrechnungen sowie den wirksamen Ausweis der gesetzlichen MwSt. geht.

Teilrechnung können als pauschale Abschlagsrechnung oder als kumulierte Teilrechnung mit Ausweis der erbrachten Leistungen erstellt werden.

Bei der Schlussrechnung geht es vor allem um die Berücksichtigung der evt. gestellten Teilrechnungen sowie dem bis dahin verbuchten Zahlungseingang (OP).

In diesem Beitrag möchten wir Ihnen den einfachen und sicheren Weg von der Anzahlungsrechnung bis zur Schlussrechnung unter Berücksichtung der Anforderungen an den wirksamen Ausweis der MwSt.


Fakturieren und Rechnungen erstellen

Die Erstellung von Rechnungen gehört in der kaufmännischen Auftragsabwicklung zum Standardmodul. Sowohl Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG als auch Branchenübliche Anforderungen an die (Teil-) Fakturierung zum wirksamen Ausweis der MwSt. wie z.B. §13b werden berücksichtigt. Das Erstellen von kumulierten Teil-, Abschlags- und Schlussrechnungen (TAR) in Verbindung mit Einbehalten, Bruttoabzügen (Umlagen und Abzügen) sowie der eigentlichen Kumulierung unter Beachtung gesetzlicher Bestimmungen und Vereinbarungen zum wirksamen Ausweis der MwSt. ist Bestandteil von "Rechnungen erstellen".

Darauf sollten Sie nicht verzichten:

Das Rosenheimer Fensterprogramm führt Sie zu einer vollständigen Rechnung mit allen Pflichtangaben gem. Umsatzsteuergesetz (UStG) und erfüllt die im Folgenden aufgezeigten Szenarien in der Auftragsabwicklung.

Faktura Software integriert

Basierend auf dem Leistungsverzeichnis des Auftraggebers für das Sie ein Angebot erstellt haben und dafür einen Zuschlag (Auftrag, AB) erhalten haben, bildet die Basis für die Fakturierung. Im einfachsten Fall wird eine Rechnung für die erbrachten Leistungen erstellt und der Vorgang erscheint in der OP-Liste. Die Rechnung wurde Kontiert und die Daten stehen über die DATEV-Schnittstelle zur Verfügung.

In allen anderen Fällen wird die Leistung entweder in Pauschalen (in % oder EUR) abgerechnet (=pauschaler Abschlag) oder es werden Teilmengen entsprechend dem Baufortschritt in Rechnung gestellt.

Auftragsbelege in der Fakturierung von MWF:Angaben zur RechnungAngaben zur Rechnung

  1. Anzahlung Pauschale (in % oder EUR)
  2. Abschlagsrechnung: Pauschalen (in % oder EUR).
  3. Teilrechnung Teilmengen entsprechend Baufortschritt.
  4. Rechnung oder Schlussrechnung: Enthalten immer die Mengen der erbrachten Leistungen.
  5. Stornorechnung: Die Negierung einer Buchung - falsche Rechnung.
  6. Rechnungskorrektur / Gutschrift: Rücknahme vertraglicher Leistung(en) und nachträgliche Abschläge oder Zusätze.

Neben der Hauptleistung in einem Auftrag können auch folgende Vereinbarungen getroffen werden, welche bei der Fakturierung - also dem erstellen einer (Teil-) Rechnung - zu berücksichtigen sind:

  1. Zahlungsbedingungen wie z.B.:
    • 30 Tage ohne Abzug
    • 14 Tage mit 2 % Skonto
    • Teil-/Abschlagsrechnungen sind erlaubt, jeweils 20%
  2. Sicherheiten (Sicherungseinbehalt, Haftrücklass, Gewährleistungseinbehalt) wie z.B.:
    • Es kommen jeweils 90 % der Summe von Teilrechnungen zur Zahlung.
      Das sind also jeweils 10% Sicherheit für Vertragserfüllung.
    • Sicherheit für Mängelansprüche (Gewährleistung) 5 Jahre, 5 % der Auftragssumme
  3. Kostenübernahme wie z.B.:
    • 0,3 % Baustrom
    • 0,3 % Bauwasser
    • 50,00 € pauschal für Dixi-Klo
    • Abzüge vom Schlussrechnungs-Brutto-Betrag (Nebenleistungen)
  4. Montage und Material müssen gesondert ausgewiesen werden.

Diese Vereinbarungen stellen - insbesondere bei kumulierten Rechnungen - einen hohen Anspruch an den Ausweis der richtigen Beträge für Skonto, Sicherheitsabzug, Nettobetrag und der MwSt. In Verbindung mit vom Rechnungsbetrag abweichenden Zahlungseingang sind hier in der Praxis immer wieder Fehler festzustellen. Spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung können derartige Fehler jedoch sehr teuer werden.

Eine Verwaltung der offenen Posten (OP-Liste) ermöglicht auch die Berücksichtigung der Zahlungseingänge auf der Rechnung.

Mit dem Rosenheimer Fensterprogramm MWF ist die Berücksichtigung der gesetzlichen Bestimmungen, Kundenvereinbarungen oder VOB auf allen (Teil-) Rechnungen mit den richtigen Beträgen und die vollständige Abrechnung sichergestellt!

Musteraufstellung für eine Teilrechnung mit Sicherungseinbehalt

In dieser Teilrechnung wird ein Sicherungseinbehalt von 10% berücksichtigt. Auf Basis des Rechnungsdatum werden die Fälligkeitstermine ermittelt. Auch die fälligen Beträge werden vom Programm automatisch ermittelt.

aufstellung teilrechnung

Wird mehr als eine Teilrechnung - entsprechend dem Baufortschritt - ausgestellt, so werden oft auch kumulierte Teilrechnungen verlangt. Das bedeutet jede Teilrechnung enthält die gesamte bis zum Rechnungstermin erbrachte Leistung abzüglich der Teilrechnungen. Auch kumulierte Teilrechnungen können mit dem Rosenheimer Fensterprogramm erstellt werden.

Musteraufstellung für eine kumulierte Schlussrechnung

Die folgende Aufstellung berücksichtigt die der zuvor gestellten Teilrechnung und einem Zahlungseingang von 19.000,- € (Unterzahlung) und gewährtem 4.0% Skonto.

Die Schlussrechnung weist zunächst für die Gesamtleistung aller gelieferten Materialien und Dienstleistungen einen Gesamtbetrag (Teil 1) aus. Der Sicherungseinbehalt kommt hierbei nicht mehr zur Geltung. Soweit vereinbart kann jedoch jetzt ein Gewährleistungseinbehalt zum Abzug gebracht werden.

Da in diesem Muster zuvor eine Teilrechnung gestellt wurde, muß diese von der Gesamtleistung abgezogen werden (Teil 2). Man spricht daher auch von einer kumulierten Rechnung. Zum Abzug gebracht werden sämtliche Abschlags- bzw. Teilrechnungen. Der sich ergebende Nettobetrag ist der für den wirksamen Ausweis der MwSt. erforderliche Nettobetrag. Nettobetrag zzgl. gesetzlicher MwSt. ergeben den Rechnungsbetrag. Dieser ist die Basis für das Skonto, da in diesem Beispiel bereits in der Teilrechnung ein Skonto ausgewiesen wurde. Es ist aber auch optional möglich das Skonto auf den Gesamtbetrag der Rechnung zu gewähren, und in der Teilrechnung keinen Skonto auszuweisen. Damit wird auch der der in der Teilrechnung ausgewiesene Sicherungseinbehalt nunmehr über die Gesamtleistung fällig gestellt.

Muster Schlussrechnung

In Teil 3 der Aufstellung wird der Zahlungseingang zur Ermittlung der Restzahlung berücksichtigt. Bei den Zahlungseingängen wird der Zahlungseingang (Brutto) sowie ein gewährtes Skonto von dem Gesamtbetrag abgezogen. Das ergibt die verbleibende Restzahlung.

Die Zahlungsbedingungen weisen nun die konkreten Zahlungsziele mit Datum sowie die zu zahlenden Beträge unter Berücksichtigung von Zahlungseingang und Skonto aus. In dem abgebildeten Beispiel ergibt sich aus dem Betrag der Restzahlung abzüglich Skonto (vom Rechnungsbetrag) der ausgewiesene Betrag von hier 42.097,12 €.

Finanzbuchhaltung

Zur Kontierung der Rechnungen werden verschieden SKR - Sachkontenrahmen - bereits mitgeliefert, welche angepasst werden können. Damit können bestimmte Erlöskonten einzelnen Produktgruppen zugeordnet werden.

Im Kontaktmanagement kann jedem Kunden eine Debitor-Nr. und jedem Lieferanten eine Kreditor-Nr. zugeordnet werden. Auch Sammelkonten oder Mischformen bei der Zuordnung sind zulässig.

Diese Optionen verschaffen die Möglichkeit einer differenzierten Auswertung von Roherträgen nach Sparte und Debitor. 

Während der Kalkulation werden Erlöse für die Finanzbuchhaltung bereits Vorkontiert. Rechnungs-Daten und Debitoren sind mit der DATEV-Schnittstelle für die Finanzbuchhaltung verfügbar.

Rechnungen erstellen - so wird es einfach. 
Sicherheit durch Berücksichtigung gesetzlicher Anforderungen!

Auswertung in der Auftragsbearbeitung

Auftragsumsätze analysierenEine Modul zur Analyse von Auftragsbestand und Rechnungen (Faktura) und der damit verbundenen Umsätze und Roherträge nutzen die Daten ebenfalls. Damit lassen sich per Mausklick verschiedene Fragen zur aktuellen Auslastung und Umsatz-Situation beantworten. Die Analyse erfolgt über eine Pivot-Tabelle welche mit einem Chart verbunden ist. Die Analyse der Umsätze und Erträge ist wählbar in Abhängigkeit vom Zeitraum, Produktgruppen, Kunden, Lieferanten und anderen Faktoren. Je nach Kombination dieser Faktoren ergibt sich eine Analyse der Umsätze für:

  • Produktgruppen aufgegliedert oder in Zusammenfassung.
  • differenziert nach Erlöskonten bzw. Produkt-Kategorien.
  • Zeitraum aufgegliedert nach Jahr, Quartal, Monat oder Tag.
  • Kunden oder Lieferanten.
  • Je nach Wahl des Auftragsbelegs ist neben den Daten der Rechnung auch die Auftragsbestätigung verfügbar.

Entscheidungen erfordern aktuelle Daten.
Jederzeit die aktuelle Auftrags- und Umsatz- bzw. Ertragslage.

Das Analyse Modul bietet die Funktionalität einer Pivot-Tabelle sowie einer grafischen Darstellung als Säulen, gestapelten Säulen, Torten und vielen weiteren Formen. Hier ein kurzes Video  Geschäfts-Analyse im Fensterhandel.

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