Das Schreiben einer Rechnung für Bauleistungen wie "Fenster, Türen, Rollladen liefern und montieren" kann zu einer echten Herausforderung werden. Insbesondere dann, wenn es um die korrekte Berücksichtigung von Zahlungsbedingungen, Sicherheitseinbehalten oder Kostenübernahme auf Teilrechnungen sowie den wirksamen Ausweis der gesetzlichen MwSt. geht.
Teilrechnung können als pauschale Abschlagsrechnung oder als kumulierte Teilrechnung mit Ausweis der erbrachten Leistungen erstellt werden.
Bei der Schlussrechnung geht es vor allem um die Berücksichtigung der evtl. gestellten Teilrechnungen sowie dem bis dahin verbuchten Zahlungseingang (OP).
In diesem Beitrag möchten wir Ihnen den einfachen und sicheren Weg von der Anzahlungsrechnung bis zur Schlussrechnung unter Berücksichtigung der Anforderungen an den wirksamen Ausweis der MwSt.
Fakturieren von Bauleistungen - Rechnungen erstellen
Die Erstellung von Rechnungen gehört in der kaufmännischen Auftragsabwicklung zum Standardmodul. Sowohl Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG als auch Branchenübliche Anforderungen an die (Teil-) Fakturierung zum wirksamen Ausweis der MwSt. wie z.B. §13b werden berücksichtigt. Das Erstellen von kumulierten Teil-, Abschlags- und Schlussrechnungen (TAR) in Verbindung mit Einbehalten, Umlagen, Abzügen und der eigentlichen Kumulierung unter Beachtung gesetzlicher Bestimmungen und Vereinbarungen zum wirksamen Ausweis der MwSt. ist Bestandteil von "Rechnungen erstellen".
Darauf sollten Sie nicht verzichten:
Das Rosenheimer Fensterprogramm führt Sie zu einer vollständigen Rechnung mit allen Pflichtangaben gem. Umsatzsteuergesetz (UStG) und erfüllt die im Folgenden aufgezeigten Szenarien in der Fakturierung von Bauleistungen.
Anforderungen an eine Rechnung
Die Erfüllung von Rechnungsanforderungen nach Umsatzsteuergesetz § 14 UStG sind ebenso wie die bei Bauleistungen auf Großbaustellen üblichen Zusatzleistungen zu berücksichtigen. Eine wie in dem folgenden Beispiel ausgestellte Schlussrechnung vermeidet ärgerliche Rechnungsrückläufer, Rechnungskorrekturen sowie Liquiditätsengpässe.
Im Hinblick auf die unternehmerische Verantwortung zur Einhaltung von Pflichten aus den Anforderungen an einen wirksamen Ausweis der USt. gem. §14 USt.G. auf der Rechnung und den Anforderungen aus einem GoBD-konformen vorgehen ist eine automatisierte Erstellung von Rechnungen für Bauleistungen unabdingbar.
Faktura Software integriert
Basierend auf dem Leistungsverzeichnis des Auftraggebers für das Sie ein Angebot erstellt haben und dafür einen Zuschlag (Auftrag, AB) erhalten haben, bildet die Basis für die Fakturierung. Im einfachsten Fall wird eine Rechnung für die erbrachten Leistungen erstellt und der Vorgang erscheint in der OP-Liste. Die Rechnung wurde kontiert und die Daten stehen über die DATEV-Schnittstelle zur Verfügung.
In allen anderen Fällen wird die Leistung entweder in Pauschalen (in % oder EUR) abgerechnet (=pauschaler Abschlag) oder es werden Teilmengen entsprechend dem Baufortschritt in Rechnung gestellt.
Verfügbare Auftragsbelege in der Fakturierung:
- Anzahlung Pauschale (in % oder EUR)
- Abschlagsrechnung: Pauschalen (in % oder EUR).
- Teilrechnung Teilmengen entsprechend Baufortschritt.
- Rechnung oder Schlussrechnung: Enthalten immer die Mengen der erbrachten Leistungen.
- Stornorechnung: Die Negierung einer Buchung - falsche Rechnung.
- Rechnungskorrektur / Gutschrift: Rücknahme vertraglicher Leistung(en) und nachträgliche Abschläge oder Zusätze.
Zusatzbedingungen für Bauleistungen
Neben der Hauptleistung, wie Bauelemente Zubehör und Montage, sind insbesondere im Objektgeschäft für den Auftrag weitere Bedingungen bei der Auftragsabwicklung und abschließend auf der Schlussrechnung zu beachten. Diese Bedingungen basieren im Wesentlichen auf das BGB oder der VOB. Sie sind so weit nicht im Einzelnen anders Vereinbart für beide Vertragsparteien bindend. Vor diesem Hintergrund kommt es schon in der Angebotsphase auf die Vollständigkeit der getroffenen Vereinbarungen an. Hier eine Aufstellung von möglichen Vereinbarungen welche auf der Schlussrechnung beachtet werden müssen.
- Einbehalte:
- Sicherungseinbehalt: Kürzungen von Abschlagsrechnungen um einen prozentualen Betrag zur Sicherung der vollständigen Auftragsausführung bzw. Vertragserfüllung. Dieser Einbehalt wird von der Nettosumme abgesetzt und hat somit keinen Einfluss auf die Umsatzsteuer! Der Sicherungseinbehalt löst sich mit der Schlussrechnung vollständig auf. Bespiel: "Es kommen jeweils 90 % der Summe von Teilrechnungen zur Zahlung".
- Gewährleistungseinbehalt: Für Dauer der vereinbarten Verjährungsfrist wird für Mängelansprüche ein prozentualer Betrag von der Brutto-Schlussrechnungssumme als Sicherheitsleistung vom Auftraggeber einzubehalten. Dieser Einbehalt bleibt Bestandteil der Gesamtforderung bzw. Schlussrechnung. Soweit nicht §13b zur Anwendung kommt, ist die USt. incl. Gewährleistungseinbehalt auszuweisen. Beispiel: "Sicherheit für Mängelansprüche (Gewährleistung) 5 Jahre, 5 % der Auftragssumme"
Derartige Regelungen sind über die Berücksichtigung von Textbausteinen möglich. Mit der Funktion Wiedervorlage als auch der Terminierung und Aufgabenverwaltung behalten Sie auch für diese Forderungen die Übersicht.
- Umlagen und Abzüge. Beispiele sind:
- Bauwesenversicherung
- Nutzung des Baustellen WC
- Strom + Wasser
- Regelung (zB. Kumulierung von Abschlagsrechnungen) zur Ausstellung von Abschlagsrechnungen.
- Vollständiger Ausweis der USt. oder begründeter Hinweis für den Entfall der USt., wie z.B. §13b.
- Zahlungsbedingungen wie zB. Skontovereinbarung: Der Auftragnehmer gewährt auf die vereinbarte Bruttovergütung ein Skonto, sofern dies im Angebot festgehalten wurde.
Diese Vereinbarungen stellen - insbesondere bei kumulierten Rechnungen - einen hohen Anspruch an den Ausweis der richtigen Beträge für Skonto, Sicherheitsabzug, Nettobetrag und der MwSt. In Verbindung mit vom Rechnungsbetrag abweichenden Zahlungseingang sind hier in der Praxis immer wieder Fehler festzustellen. Spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung können derartige Fehler jedoch sehr teuer werden.
Eine Verwaltung der offenen Posten (OP-Liste) ermöglicht auch die Berücksichtigung der Zahlungseingänge auf der Rechnung.
Mit dem Rosenheimer Fensterprogramm MWF ist die Berücksichtigung der gesetzlichen Bestimmungen, Kundenvereinbarungen oder VOB auf allen (Teil-) Rechnungen mit den richtigen Beträgen und die vollständige Abrechnung sichergestellt!
Vorteil "Transparenz vom Angebot bis zur Rechnung"
Schon Angebote vollständig, mit sämtlichen Angaben zur Zahlungsweise und Abwicklung vorgelegen!
Anlegen und Bearbeiten von Zusatzvereinbarungen
Ergänzend zu den Liefer- und Zahlungsbedingungen sowie der USt. Pflicht werden der Sicherungseinbehalt, Gewährleistungseinbehalt sowie ggf. eine Bürgschaft zur Absicherung der Ansprüche des Auftragsgebers zum Bauvorhaben angelegt.
Die Erfassung dieser Zusatzvereinbarungen erfolgt direkt bei den Kopfdaten eines Bauvorhabens, in dem überarbeiteten Bereich der Zahlungs- und Lieferbedingungen (Abbildung).
Mit der aktuellen Version können nun auch prozentual oder pauschal, anteilige Leistungen wie Versicherung, Baustrom etc. in der Kalkulation (Abbildung) und auf der Schlussrechnung berücksichtigt werden.
Die Erfassung und Bearbeitung von Umlagen erfolgt in der Kalkulation (Abbildung). Hier werden diese Abzüge in dem gesonderten Block "Umlagen und Abzüge" im Anschluss an die Zwischensumme der zuvor berücksichtigten Sonderkonditionen zusammengefasst. Die erlösmindernden Auswirkungen werden sowohl bei der Berechnung von Roherträgen als auch den Verkaufspreisen der einzelnen Artikel berücksichtigt.
Mit den oben angeführten Angaben zur Zahlung und Abwicklung wird die Erstellung einer Schlussrechnung automatisiert und wesentlich vereinfacht.
Musteraufstellung für eine Teilrechnung mit Sicherungseinbehalt
In dieser Teilrechnung wird ein Sicherungseinbehalt zur Sicherung der vollständigen Auftragsausführung von 10% berücksichtigt. Dieser Einbehalt wird vor der MwSt. wirksam zum Abzug gebracht. Auf Basis des Rechnungsdatum werden die Fälligkeitstermine ermittelt. Auch die fälligen Beträge werden vom Programm automatisch ermittelt.
Wird mehr als eine Teilrechnung - entsprechend dem Baufortschritt - ausgestellt, so werden oft auch kumulierte Teilrechnungen verlangt. Das bedeutet jede Teilrechnung enthält die gesamte bis zum Rechnungstermin erbrachte Leistung abzüglich der Teilrechnungen. Damit wird die bis zum Datum der Austellung erbrachte bzw. abgerechnete Leistung ersichtlich. Auch kumulierte Teilrechnungen können mit dem Rosenheimer Fensterprogramm erstellt werden. Das in dem Beispiel ausgewiesene Skonto ist eine Option und entsprechend den zuvor getroffenen Vereinbarungen ausweisbar oder auch nicht. Das Skonto wird anhand der zuvor festgelegten Werte und das Zahlungsziel auf der Basis des Rechnungsdatum ermittelt und ausgewiesen.
Musteraufstellung für eine kumulierte Schlussrechnung
Bei einer Schlussrechnung handelt es sich immer um eine kumulierte Rechnung! Auf der (Schluss-) Rechnung muss u.a. die Menge der Artikel und Leistungen sowie die Art mit der handelsüblichen Bezeichnung enthalten sein. Dieser Gesamtleistung werden dann die bisherigen (Kumuliert) Forderungen bzw. Teil- und Abschlags- Rechnungen gegen gerechnet. Die Differenz aus dieser Aufstellung ergibt den (Schluss-) Rechnungsbetrag aus Nettobetrag, USt. soweit vereinbart und Gesamtbetrag.
Die Schlussrechnung weist zunächst für die Gesamtleistung aller gelieferten Materialien und Dienstleistungen eine 1. Zwischensumme aus. Der Sicherungseinbehalt kommt hierbei nicht mehr zur Geltung. Soweit vereinbart kann jetzt jedoch ein Gewährleistungseinbehalt angeführt werden. Dieser Einbehalt muss als solcher ausgewiesen und bei der Ermittlung der Umsatzsteuer berücksichtigt werden. Soweit keine Umkehr der Steuerlast §13b UStG mit dem Auftragnehmer vereinbart wurde bzw. zur Anwendung kommt, ist die Umsatzsteuer in voller Höhe zum Ausweis auf der USt.-Erklärung und somit zur Zahlung an das Finanzamt fällig.
Nachlässe, Umlagen und Abzüge
Auf der Basis der 1. Zwischensumme wird ein vereinbarter Nachlass berücksichtigt und eine 2. Zwischensumme als Basis für "Umlagen und Abzüge" wie Baustrom oder Bauversicherung ermittelt. In der Summe ergibt sich der Nettobetrag der Gesamtleistung. Je nach Vereinbarung ist dieser Betrag die Basis für die Umsatzsteuer der Gesamtleistung. Bei Ausweis von 0% USt. ist die ggf. eine Begründung für den Entfall wie §13b oder §19 UStG anzugeben.
Abschlags- und Teilrechnungen für den Rechnungsbetrag berücksichtigen
Werden zuvor Abschlags- oder Teilrechnung(en) gestellt, müssen diese Beträge von der Gesamtleistung abgezogen werden. Man spricht daher auch von einer kumulierten Rechnung. Zum Abzug gebracht werden sämtliche Abschlags- bzw. Teilrechnungen. Ein Musterszenario ist in der Abbildung zu sehen.
Eine Besonderheit stellen hierbei ggf. nicht bezahlte Anzahlungen dar. Einer Anzahlung (Abschlagszahlungen) stehen keine erbrachten Leistungen gegenüber. In diesem Fall kann auch kein Leistungsdatum angegeben werden und die USt. wird erst mit dem Zahlungseingang fällig bzw. muss auf der Umsatzsteuererklärung ausgewiesen werden. Ist die Anzahlung also zum Zeitpunkt der Schlussrechnung nicht bezahlt, kann diese auch nicht von der Gesamtleistung abgezogen werden!
Der sich aus der Differenz von Gesamtleistung (Netto & Brutto) und (Abschlags- oder) Teilrechnungen ergebende (Netto- und) Bruttobetrag ist der Rechnungsbetrag! Im Fall von unterschiedlichen MwSt. Sätzen (MwSt. Senkung: 1.7.2020 bis 31.12.2020) bei den Teil- oder Schluss-Rechnung erfolgt somit auch gleichzeitig eine Korrektur auf den gültigen MwSt. Satz der Schlussrechnung infolge des hier ausgewiesenen Leistungsdatum. Die Ermittlung der MwSt. aus dem Differenz-Netto-Betrag ist daher ein Fehler.
Dieser Rechnungsbetrag ist die Basis für das Skonto, wenn dieses nicht bereits in der Teilrechnung ausgewiesen wurde. Es ist aber auch als Option möglich, das Skonto wahlweise auf den Gesamt- oder Rest-betrag der Rechnung zu gewähren, und in der Teilrechnung keinen Skonto auszuweisen.
Mit der Differenz aus Gesamtleistung und Teilrechnungen wird auch gleichzeitig der in der Teilrechnung ausgewiesene Sicherungseinbehalt nunmehr fällig gestellt.
Zahlungseingänge für die Restzahlung berücksichtigen
Unabhängig und völlig getrennt zu betrachten ist der Geldfluss und der bis dahin aufgelaufene offene Posten (OP). Bei dieser Betrachtung geht es eben nicht um den wirksamen Ausweis der USt. zur Erfüllung der Anforderungen an eine Rechnung gem. UStG. sondern um die Restzahlung zum Zeitpunkt der Schlussrechnung.
Optional kann in der Rechnungsaufstellung (Abb.) der Zahlungseingang zu den einzelnen Teilrechnungen ausgewiesen werden. Diese Spalten dienen der Ermittlung der Restzahlung aus allen Teilrechnungen. Bei den Zahlungseingängen wird der Zahlungseingang (Brutto) sowie ein ggf. gewährtes (oder einbehaltenes) Skonto von dem Gesamtbetrag abgezogen. Das ergibt die verbleibende Restzahlung unter Berücksichtigung einer ggf. vorliegenden Unterzahlung oder unberechtigten Einbehalten und Abzügen. Für den Fall das sämtliche Abschlags- und Teilrechnungen entsprechend ausgeglichen wurden, kann auf den Ausweiss der Zahlungseingänge verzichtet werden, zumal in diesem Fall der Restbetrag dem Rechnungsbetrag entspricht.
Die Zahlungsbedingungen weisen in der Rechnung auch die konkreten Zahlungsziele mit Datum sowie die zu zahlenden Beträge unter Berücksichtigung von Einbehalten, Zahlungseingang und Skonto aus. In dem abgebildeten Beispiel ergibt sich aus dem Betrag der Restzahlung abzüglich Skonto (vom Rechnungsbetrag) der ausgewiesene Betrag von hier 8.353,37 €. Denkbar und per Option wählbar, ist auch ein Szenario bei dem das Skonto nur auf der Schlussrechnung auf die Gesamtforderung gewährt und ausgewiesen wird.
Vorteil "Sicherheit bei der Abrechnung von Bauleistungen"
Im Ergebnis können mit der angeführten Beispielaufstellung der Schlussrechnung eine Vielzahl von Diskussionen mit Kunden, Steuerberatern und Betriebsprüfern verkürzt oder sogar vermieden werden.
Finanzbuchhaltung
Zur Kontierung der Rechnungen werden verschieden SKR - Sachkontenrahmen - bereits mitgeliefert, welche angepasst werden können. Damit können bestimmte Erlöskonten einzelnen Produktgruppen zugeordnet werden.
Im Kontaktmanagement kann jedem Kunden eine Debitor-Nr. und jedem Lieferanten eine Kreditor-Nr. zugeordnet werden. Auch Sammelkonten oder Mischformen bei der Zuordnung sind zulässig.
Diese Optionen verschaffen die Möglichkeit einer differenzierten Auswertung von Roherträgen nach Sparte und Debitor. Mehr über das Informations System (MIS) haben wir in einem gesonderten Beitrag veröffentlicht.
Während der Kalkulation werden Erlöse für die Finanzbuchhaltung bereits Vorkontiert. Rechnungs-Daten und Debitoren sind mit der DATEV-Schnittstelle für die Finanzbuchhaltung verfügbar.
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