E-Rechnungspflicht: Einfach Umsetzbar mit ProCalc 2025

Allgemeine Informationen zur E-Rechnungspflicht

Grundlagen - "EN 16931 Electronic Invoicing"

Zur Erarbeitung einer gemeinsamen Europäischen Norm für das semantische Datenmodell der elektronischen Rechnung in Europa wurde durch die Europäische Kommission ein Normungsauftrag an das Europäische Komitee für Normung (CEN) gegeben, das mit seinen Mitgliedsstaaten eine solche Europäische Norm entwickelt hat. Das resultierende Normenwerk der EN 16931 Electronic Invoicing besteht aus einem verpflichtenden Teil, der die Basis bildet, und mehreren Empfehlungen, die den Rahmen der nationalen Umset­zungen vorgeben.

Gesetzliche Definition: Was ist eine E-Rechnung?

Ab dem 1. Januar 2025 wird durch § 14 Absatz 1 UStG der Begriff der elek­tro­nischen Rechnung wie folgt neu definiert:

1. E-Rechnung: Zukünftig liegt eine elek­tro­nische Rechnung nur dann vor, wenn die Rech­nung in einem strukturierten elektronischen Format (EN 16931 Electronic Invoicing) ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Absatz 1 Satz 3 UStG).
2. Sonstige Rechnung: Als sonstige Rechnungen gelten ab dem 1. Januar 2025 alle Rechnungen in Papierform oder in elektronischen Formaten, die nicht den Vorgaben von § 14 Absatz 1 Satz 6 UStG entsprechen (anderes
   elektronisches Format). Dazu zählen auch alle nicht strukturierten elektronischen Dateien, zum Beispiel als JPEG- oder bloße PDF-Datei.

Wie sieht eine eRechnung aus?

Die Optik spiel bei der eRechnung keine Rolle mehr. Genauer könnte man vielleicht nach dem WAS steht WO und WIE in der xRechnung?  Der Inhalt einer eRechnung wird in einer EN 16391 konformen XML-Datei gespeichert. Diese Datei kann nur mit einem Code-Editor oder mit eine speziellen Viewer (ähnlich einem PDF-Viewer) geöffnet werden. 

eRechnung im Format xRechnung abgelegt in einer XML-Datei. (Code-Editor)

Die Datei enthält eine Vielzahl von Variablen, welche mit den Rechnungsrelevanten Informationen belegt sind. Diese Variablen und deren Wertebereich sind u.a. in der EN 16931 festgelegt. Mit der Erstellung und dem Versand der zuvor dargestellten e-Rechung gem EN 16931 sind sämtliche Pflichten im Bezug auf eine eRechnung erfüllt!

Eine Präsentations-Schicht mit einem Briefkopf, Logo etc. wird für die eRechnung im B2B nicht mehr gefordert. Bei einer "Sonstigen Rechnung" bleibt alles beim Alten. Es gelten unverändert die bisherigen Anforderungen an eine rechnung wie z.B.: Verkäufer, Empfänger, USt-Id, Ausweis der Umsatz Steuer, Summe, etc.).

Wann muss eine E-Rechnung erstellt werden?

1. Wenn es sich bei dem Leistungsempfänger um einen Unternehmer handelt (B2B)
2. Wenn sich sowohl der Leistungsempfänger als auch der leistende Unternehmer im Inland befinden.
3. Wenn der Umsatz größer als 250 Euro ist (Gesamtbetrag)
4. Ausnahme: Fahrausweise.
5. Unabhängig vom Steuersatz. Stichwort: Kleinunternehmer

Übergangsfristen für die eRechnungspflicht

Für den Rechnungseingang und damit für alle Buchhaltungs-Software gibt es im B2B keine Übergangsfristen. Für den Rechnungs­ver­sand gelten die folgenden Fristen:

Nach aktuellem Stand (Nov. 2024) ist für den Versand einer eRechnung ist eine sehr große Über­gangs­frist vorgesehen. Für den Versand einer "Sonstigen Rechnung" an Endkunden (B2C) und Kunden im Ausland ist weiterhin die Papierform zulässig!

Mit der angeführten Regelung für den Rechnungsempfang ist für den Versand einer eRechnung keine Absprache mit dem Empfänger von eRechnungen erforderlich! Soweit nicht schon geschehen, kann der Empfänger ergänzend eine gesonderte E-Mail Adresse für den Rechnungseingang angeben.

XRechnung vs. ZUGFeRD

Zwei Formate haben sich bei der E-Rechnung durch­gesetzt. Sowohl das Format XRechnung als auch ZUGFeRD können für die E-Rechnung von ProCalc 2025 berücksichtigt werden.

Für den Versand von Schluss- und Sammel­rech­nungen als E-Rechnung in Verbindung mit Ab­schlägen und Teil­rechnungen ist ein weiteres Format im E-Rechnungs­versand erforderlich. Auch diese Art, insbesondere bei größeren Bauvorhaben übliche Form der Rechnungsstellung, wird mit einem der nächsten Updates bereitgestellt.

Rechnungseingang

Ab dem 01.01.2025 müssen inländische Unternehmer in der Lage sein, eine E-Rechnung zu empfangen. Zur Erfüllung dieser Pflicht genügt ein gültiges E-Mail-Konto.

Ist der Rechnungsempfänger technisch nicht in der Lage eine E-Rechnung anzu­nehmen oder ver­wei­gert er die Annahme, hat er kein Anrecht auf eine alter­native Aus­stellung einer "Sonstigen Rechnung".

Bzgl. des Formats gibt es keine Wahlfreiheit. Eine eRechnung muss die Anforderungen der EN 16931 erfüllen bzw. entsprechende Konformität besitzen. Nur E-Rechnungen berechtigen zum Vorsteuer­abzug (Ausnahmen-Kleinstrechnungen / Fahrausweise).

eRechnungen emp­fan­gen und ablegen

Damit ein (Gewerbe-)Kunde eRechnungen empfangen kann, müssen vom Sender (ProCalc 2025) zusätzliche Daten in einem bestimmten Format (ZUGFeRD, xRechnung, .XML) für die Empfänger-Buchhaltung bereit­gestellt werden. So empfiehlt sich künftig, die in der Kontaktverwaltung bereits angebotenen Felder (Firma, Sach­be­arbeiter, UStId, Zahlungskondition, E-Mail etc.) vollständig zu nutzen.

Die bis dato gern genutzte Möglichkeit Informationen im Briefkopf (PDF,Bild) oder in Textbausteinen unterzubringen, ist für die Erstellung einer eRechnung ohne Bedeutung und unwirksam! Bedeutet, eine eRechnung kann von ProCalc nicht erstellt werden.

• So sollte eine Empfänger E-Mail-Adresse für digitale Rechnungen (z.B.: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!) hinterlegt werden.
• Um die eRechnungen in die Buchhaltung übernehmen und verarbeiten zu können, empfiehlt sich ein Rechnungseingangsorder (-Konto) auf dem PC des Empfängers.
• Nachdem Sie die eRechnung erhalten haben, speichern Sie diese im Ordner Eingangs­rechnung.
• Anschließend öffnen Sie die Buchhaltung und wählen Sie die Buchungsmaske „.... buchen mit digitalen Belegen“ aus und übernehmen Sie die digitalen Belege in den Eingangskorb.

Weitere Details zu den Anforderungen, Einlesen und Verarbeitung von Digitalen Belegen entnehmen Sie der Anwenderdokumentation Ihrer Buchhaltungs-Software.

Erstellen und ver­sen­den einer eRech­nung mit ProCalc

Mit der Erstellung einer eRechnung ändern sich auch die Anfor­derungen an die Erfas­sung von Angeboten und Aufträgen. So konnten bisher Infor­mationen wie z.B. die Länder­kennung von Aussteller und Empfänger entfallen. Bis dato zulässig war auch die Verwendung von Textbausteinen für wesentliche Informationen wie z.B. den Zahlungsbedingungen. Mit der Erstellung einer eRechnung sind die angeführten Infor­mationen in einem Text(-Baustein) nicht mehr zulässig. Aus der ange­strebten eRechnung wird automatisch eine "Sonstige Rechnung".

Die digitale Form einer Rechnung - eRechnung - erfordert bestimmte Infor­mationen an einer mit dem Format XRechnung bzw. ZUGFeRD fest­ge­legten Position. Allgemein gültige Infor­mationen können in der Kontakt­verwaltung oder direkt bei dem Vorgang (Bauvorhaben) festgelegt werden.

Für die erfolgreiche Anwen­dung bzw. Erstel­lungen einer gem. EN 16931 konformen eRechnung müssen folgenden Infor­mationen in ProCalc hinterlegt bzw. Maßnahmen durchgeführt werden:

1. Für alle beteiligten Geschäftskunden (B2B-Kontakte) sind die zur Erstellung von eRechnungen relevanten Daten vom Empfänger und Verkäufer in der Kontakt­ver­waltung -spätestens jedoch im Vorgang - zu hinter­legen. So sind z.B. Daten wie Länder­code, UStId (oder Steuernr.), Tel.Nr., E-Mail Adresse für den Versand (Empfang) von eRechnungen erforderlich.
2. Für jede eRechnung muss der zuständige Sachbearbeiter und eine E-Mail (Kom­muni­kationsmittel) vom Rechnungs-Empfänger festgelegt werden.
3. Die Daten des Lizenznehmers bzw. Rechnungs-Absender, sind bei den Liefe­ranten-Kontakt­daten zu hinter­legen. Der Lizenz­inhaber wird autom­atisch bei der Ein­richtung der Software angelegt und ist im Nachgang ent­sprechend zu ergänzen.

Hinweis: Die Daten im Briefkopf wie z.B. Steuer-Nr., Bank­ver­bindung etc. haben bei eRechnungen (B2B) keine Bedeutung mehr!

Überprüfung der EN 16931 Konformität

eRechnung zusammenstellen

Im Anschluss an eine erfolgreiche Überprüfung der Geschäftsregeln für eRechnungen wird eine Vorschau auf die eigentliche eRechnung bzw. die relevanten XML-Rechnungsdaten für B2B Kunden angezeigt. Nur der Inhalt bzw. die Daten dieser XML-Datei sind für die eRechnung entscheidend!

Die zuvor angezeigte PDF (Rechnung mit Briefkopf) ist nur noch für den Datenaustausch bei B2C Rechnungen von Bedeutung.

Erfolgreiche Erstellung und Anzeige einer eRechnung im XML-Format

Als Bestätigung einer erfolgreichen Überprüfung der Anforderungen für eine eRechnung wird die erzeugte XML-Datei automatisch Archiviert und mit dem integrierten XML-Viewer angezeigt.

Es ist aber auch möglich den Originalinhalt der erzeugten XML-Datei mit einem frei vefügbaren Viewer zu öffnen. Mit dem folgenden Link kann der frei verfügbare "Ultramarin eRechnung Viewer" installiert werden.

eRechnung per EMail versenden