Kämpfen Sie in Ihrem CRM-System auch mit Dubletten ? Hat sich Ihre Adressdatenbank auch über viele Jahre entwickelt und ein Kontaktmanagment bzw. CRM ist nur mit Hürden und Zeitaufwand möglich?
Dann müssen Dubletten in Ihrem CRM-System vermieden und eliminiert werden.
Was sind Dubletten?
Dubletten sind doppelte Einträge in der Kontaktverwaltung für ein und den selben Kontakt. Sie sind ein Ärgernis in jeder Adressdatenbank bzw. CRM-System:
- Dubletten frustrieren Mitarbeiter, die sich die auf die Dublettenadressen verteilten Informationen mühsam zusammensuchen müssen – wenn sie sie überhaupt wiederfinden.
- Dubletten konterkarieren wohldefinierte Geschäftsprozesse und lassen zum Beispiel die Zuordnung einer eindeutigen Debitoren-Nr. oder wichtige Informationen wie eine Liefersperre ins Leere laufen.
- Beim Mailing kosten sie bares Geld, wenn dem Empfänger dieselben aufwendigen Unterlagen gleich mehrfach zugesandt werden.
- Mehrfach zugesandte Werbesendungen führen dem Empfänger außerdem besonders deutlich vor Augen, dass er nur als einer unter vielen angesprochen wurde. So schmälern Dubletten zusätzlich auch das Image der Werbebotschaft.
- Die eindeutige Zuordnung von Vorgängen und damit die Auswertung von Umsätzen oder der Historie eines Kunden ist nicht möglich.
Dubletten entstehen durch ungewollte Adressneuanlagen, bei Adressänderungen oder durch das Kopieren von Vorgängen. Eine besonders ergiebige Brutstätte für Dubletten sind Parallelbestände, die von Mitarbeitern oder Abteilungen separat geführt werden und meist auch ein Eigenleben entwickeln. – Das Erwachen kommt, wenn die Parallelbestände zusammengeführt werden sollen. Oder in der Finanzbuchhaltung nicht über Sammelkonten sondern auf einzelne Debitoren gebucht werden muss.
Dubletten identifizieren und eliminieren
Gegen Dubletten können Sie etwas unternehmen. Besonders einfach ist es, exportierte Adresslisten zu säubern, die für Mailings, Serienbriefe oder Rundschreiben eingesetzt werden sollen. Im allgemeinen reicht es, doppelte Adressen einfach zu eliminieren.
Aufwendiger ist die Dublettenbereinigung für die Adressdatenbank Ihres CRM- oder ERP-Systems. Hier können Sie doppelte Adressen nämlich nicht mehr einfach löschen. Denn zusammen mit der gelöschten Adressen würden auch alle Informationen verloren gehen, die an dieser Adresse hängen: Aufzeichnungen aus Verkaufsgesprächen und über Anschaffungsplanungen, Bestellungen, Rechnungen u.v.a.m. Dublettenadressen müssen deswegen – oft mit viel Mühe – zusammengeführt werden (Verschmelzung).
Die Identifizierung von Dubletten ist über die Tabellensicht in der Kundenverwaltung sehr einfach. Mit der Sortier- und Filter- Funktionalität werden gleichartige Datensätze sehr schnell sichtbar.
Das eliminieren von Dubletten erfolgt im einfachsten Fall durch das Löschen. Vor dem entgültigen Entfernen des Kunden wird jedoch geprüft ob noch Verknüpfungen zu Vorgängen vorhanden sind und ggf. das Löschen abgelehnt. Jeder Datensatz verfügt über die Eigenschaft AKTIV. Zur Vermeidung der Verwendung in weiteren Vorgängen müssen die Kunden einfach deaktiviert werden. Deaktivierte Kundensätze können dann nicht mehr für neue Vorgänge ausgewählt werden.
Dubletten vermeiden
Geschickt ist es, es gar nicht erst zu Dubletten kommen zu lassen. Dazu ist bei jeder Adressneuanlage und Adressänderung und natürlich beim Import von Adresslisten zu prüfen, dass die Adresse nicht bereits in Ihrer Adressdatenbank vorhanden ist.
Die regelmäßige Deaktivierung von Dublettenadressen ist die wichtigste Maßnahme zur Vermeidung von Dubletten!
Zur Vermeidung von Dubletten sind deaktivierte Kundensätze nicht mehr für neue Vorgänge wählbar und sie können auch nicht mehr aus dem Vorgang heraus angelegt werden.