Rechnung erstellen leicht gemacht!

Sie haben die Arbeit erledigt, der Kunde ist zufrieden – jetzt fehlt nur noch eines: die Bezahlung. Doch wie schreibt man eine Rechnung, die nicht nur professionell aussieht, sondern auch vom Finanzamt anerkannt wird? Eine rechtssichere Rechnung zu erstellen, ist einfacher, als Sie denken. Wir führen Sie Schritt für Schritt durch alle wichtigen Pflichtangaben.

Dieser Leitfaden führt Sie Schritt für Schritt durch alle notwendigen Angaben und gibt Ihnen eine praktische Checkliste an die Hand. So können Sie jede Rechnung selbstbewusst, professionell und rechtssicher erstellen.

Mit der dem Rosenheimer Fensterprogramm ProCalc ist die Erstellung von Rechnungen auf Knopfdruck innerhalb von Sekunden möglich.

So erstellen Sie eine professionelle Rechnung

Schritt 1: Rechnungssteller und -empfänger klar benennen

Alles beginnt mit der korrekten Identifizierung: Wer stellt die Rechnung und wer empfängt sie? Auf dem Dokument müssen Sie als Rechnungssteller und Ihr Kunde als Rechnungsempfänger klar erkennbar sein. In der Praxis ist eine unvollständige Kundenanschrift eine der häufigsten Ursachen für Zahlungsverzögerungen, da die Rechnung rechtlich nicht eindeutig zugeordnet werden kann.

Schritt 2: Die eindeutige Zuordnung – Rechnungsnummer und Datum

Jede Rechnung braucht eine eigene Identität. Dafür sorgt die Rechnungsnummer, eine der wichtigsten Pflichtangaben. Sie darf nur ein einziges Mal vergeben werden, damit das Finanzamt jeden Geschäftsvorfall klar zuordnen kann. Ohne eine solche Nummer ist Ihre Rechnung formell nicht gültig.

Zusätzlich zur Einmaligkeit muss Ihr Nummernsystem fortlaufend sein, also einer nachvollziehbaren Logik ohne Lücken folgen. Ein einfaches und sicheres System ist die Kombination aus dem aktuellen Jahr und einer laufenden Nummer, zum Beispiel 2024-001, 2024-002 und so weiter. Das wirkt professionell und zeigt, dass Ihre Buchführung sauber ist.

Neben der Rechnungsnummer gehört auch das Rechnungsdatum auf das Dokument. Dies ist der Tag, an dem Sie die Rechnung ausstellen, und dient als offizieller Startpunkt für die festgelegte Zahlungsfrist.

Schritt 3: Die Leistung auf den Punkt bringen – Was, wann und wie viel?

Das Leistungsdatum (oder Lieferdatum) ist eine steuerlich entscheidende Angabe. Anders als das Rechnungsdatum gibt es an, wann Sie die Arbeit tatsächlich abgeschlossen oder die Ware geliefert haben. Haben Sie beispielsweise einen Text im Mai fertiggestellt, schreiben die Rechnung aber erst im Juni, muss das Datum aus dem Mai als Leistungsdatum auf die Rechnung.

Anschließend beschreiben Sie klar und verständlich, was Sie geleistet haben. Eine vage Angabe wie „Beratung“ reicht nicht aus. Die Leistungsbeschreibung muss die Art und Menge Ihrer Lieferung oder Dienstleistung genau benennen. Das schafft nicht nur Vertrauen beim Kunden, sondern ist auch eine Anforderung des Finanzamts.

Eine präzise Auflistung zeigt Professionalität. Definieren Sie jeden Posten mit Menge und einer klaren Bezeichnung:

Gut: 5 Stunden Rollladengurte ausgetauscht
Schlecht: Gemäß Vorgabe Reparaturen ausgeführt

Schritt 4: Das Geld – Netto, Umsatzsteuer und Brutto berechnen

Nachdem Sie Ihre Leistungen aufgelistet haben, folgt der Kern der Berechnung: der Nettobetrag. Dies ist der reine Preis für Ihre Arbeit, also die Summe aller Posten vor Abzug jeglicher Steuern.

Auf diesen Nettobetrag wird anschließend die Umsatzsteuer (oft auch Mehrwertsteuer genannt) aufgeschlagen. Sie ist eine zentrale Pflichtangabe, denn Sie führen sie an das Finanzamt ab. Weisen Sie daher immer den geltenden Steuersatz (z. B. 19 %) sowie den daraus resultierenden, exakten Steuerbetrag in Euro separat aus.

Die Summe aus Nettobetrag und Umsatzsteuer ergibt den Bruttobetrag – den finalen Rechnungsbetrag, den Ihr Kunde bezahlen muss. Diese klare Aufschlüsselung ist für eine rechtssichere Rechnung entscheidend.

Sonderfall: Die Kleinunternehmerrechnung ohne Steuer

Für Selbstständige mit geringeren Umsätzen gibt es eine wichtige Vereinfachung: die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG). Sie befreit Sie von der Pflicht, Umsatzsteuer zu berechnen und abzuführen, was Ihre Buchhaltung erheblich vereinfacht.

Diese Regelung dürfen Sie anwenden, wenn Ihr Umsatz im Vorjahr unter 22.000 € lag und im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 € nicht übersteigen wird. Treffen diese beiden Bedingungen zu, schreiben Sie Ihre Rechnungen als Kleinunternehmer.

Das Wichtigste dabei: Sie weisen keine Umsatzsteuer aus! Der Nettobetrag ist also gleichzeitig der finale Rechnungsbetrag. Damit die Rechnung gültig ist, müssen Sie zwingend folgenden Satz hinzufügen: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Sonderfall: Handwerksleistungen für Privatkunden

Bei Handwerksleistungen können Kunden die Lohnkosten von der Steuer absetzen. Laut § 35a EStG sind 20 Prozent der Arbeitskosten absetzbar (maximal 1.200 € pro Jahr) – aber nur, wenn die Rechnung die Lohnkosten gesondert ausweist.

Schritt 5: Die finalen Formalitäten

Damit das Finanzamt Ihre Rechnung anerkennt, müssen Sie Ihr Unternehmen eindeutig identifizieren. Geben Sie hierfür entweder Ihre Steuernummer oder, falls vorhanden, Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) an. Die USt-IdNr. ist für Geschäfte innerhalb der EU gedacht und wirkt oft professioneller.

Damit das Geld auch bei Ihnen ankommt, fehlen nur noch Ihre Bankdaten. Führen Sie diese klar und übersichtlich auf:

Name der Bank
IBAN
BIC (bei internationalen Kunden)

Zum Schluss setzen Sie eine klare Frist. Ein eindeutiges Zahlungsziel wie „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungserhalt“ ist entscheidend, damit Sie pünktlich Ihr Geld bekommen und Missverständnisse vermieden werden.

Hinweis: Bei Ausweis eines konkreten Fälligkeitsdatum wie z.B. " ... spätestens jedoch bis zum 24.12.2026 ...." gerät der Rechnungsempfänger automatisch bei Terminüberschreitung in Zahlungsverzug! Eine Mahnung ist dann für einen Mahnbescheid nicht erforderlich.

Das Gesamtbild: So sieht eine perfekte Rechnung aus

All diese Pflichtangaben ergeben zusammen Ihre professionelle Rechnung. Die folgende Abbildung zeigt eine vollständige Rechnungsvorlage für Fachbetriebe, in der alle wichtigen Punkte zu finden sind. So sehen Sie auf einen Blick, wo jede Information ihren Platz hat.

Daten wieder verwenden - Vorlage vom Angebot bis zur Rechnung

Vor dem Hintergrund das die Leistungsbeschreibung bereits mit dem Angebot vorliegt, können diese Daten Mausklick weitergeführt bzw. als Vorlage in die Rechnung übernommen werden. In der Regel werden die Informationen zur berechneten Leistung aus dem Angebot nur in einer Kurzfassung benötigt (Abb.). Die Übernahme der Daten ist jedoch ein wesentlicher Vorteil und führt zu Sicherheit bei der Abrechnung. Lediglich die Zusatzleistungen oder Mengenangaben müssen u.U. noch ergänzt werden.

Mit dem integrierten Formular-Designer von ProCalc kann neben den Pflichtangaben einer Rechnung auch ein individueller Briefkopf eingebunden werden. Vorlagen zur Gestaltung einer Rechnung sind integraler Bestandteil der Software. In Verbindung mit der Wiederverwendung der Leistunsbeschreibung (Positionen) aus der Auftragsbearbeitung ist die Erstellung einer Rechnung per Mausklick schon heute Realität.

Auch für die übrigen Formulare für die Auftragsabwicklung wie Angebot, Auftragsbestätigung und Lieferschein werden entsprechende Formular Vorlagen für die Druckausgabe oder den Versand als PDF-Datei mitgeliefert.

Die E-Rechnung ist nur ein Mausklick entfernt.

Für eine E-Rechnung gelten die angeführten Hinweise zu den erforderlichen Angaben genauso. Damit eine elektronische Verarbeitung bei dem Empfänger möglich ist, werden die Daten der E-Rechnung in einer gesonderten XML-Datei bereitgestellt. Diese Datei muss neben den zuvor angeführten Daten zusätzliche Daten enthalten. Dazu zählen u. a. die Daten aus dem Briefkopf. Im Ergebnis ist das gängige Format "ZUGFeRD" eine PDF-Datei mit identischem Inhalt (Abbildung) und zusätzlich werden die Daten in einer XML-Datei angehängt bzw. Integriert. Mehr zu dem Thema e-Rechnung haben wir u.a. in den Betrag " E-Rechnungspflicht: Einfach umsetzbar mit ProCalc" zusammengestellt.

Integrierter Formulargenerator und Rechnungsvorlage

Von der Rechnung zur Zahlung: Ihre nächsten Schritte

Sie haben es geschafft! Sie wissen jetzt genau, wie Sie eine professionelle und rechtssichere Rechnung erstellen, die Vertrauen schafft und vom Finanzamt anerkannt wird.

Prüfen Sie vor dem Versand kurz diese Checkliste:

Ihre & die Adresse des Kunden
Steuernummer & einmalige Rechnungsnummer
Leistungsdatum & -beschreibung
Alle Beträge & Ihre Bankverbindung

Eine digitale Rechnung als PDF per E-Mail zu versenden, ist heute der sichere und schnelle Standard. Nutzen Sie dieses Wissen direkt, um sich mit Ihrer nächsten professionellen Rechnung den verdienten Lohn zu sichern.

Formulardesigner für Rechnungsvorlagen und mehr

Die richtigen Angaben und inhaltlichen Vollständigkeit einer Rechnungen müssen für Ihre Kunden auch übersichtlich und ansprechend gestaltet sein. Unsere kostenlosen Rechnungsvorlagen und Rechnungsmuster liefern Ihnen für Ihre Fakturierung (von lateinisch-spanisch factura für Rechnung) die perfekte Vorlage.

Ein Formulardesigner mit kostenlos verfügbaren Vorlagen vom Angebot bis zur Rechnung sind Bestandteil vom Rosenheimer Fensterprogramm ProCalc. Die Beratung, Einrichtung und Aktualisierung von Auftragsformularen (Angebot bis Rechnung) ist für unsere Kunden kostenlos. Neben den Standardformularen - Angebote bis Rechnungen - sind auch Montageberichte, Reklamationsbearbeitung u.a. Formulare für die Auftragsabwicklung möglich.

Damit lassen sich Kosten für die Entwicklung, Erstellung, Lagerung und Verteilung von Formularen auf ein Minimum reduzieren. Der Versand von Auftragspapieren wie Angebot Rechnung ist obsolet geworden. Ein integrierter Formular-Designer ist sowohl die Papierform als auch die Digitalform möglich. Das spart Zeit und Geld in der Abwicklung bzw. im gesamten Geschäftsprozess.

Mit dem folgenden Screenshot erhalten Sie einen kleinen Einblick in die Funktionalität. Als Ausgabe können die Formulare neben einer Vorschau und Drucker auch Digitale Formate wie XML, PDF, Excel, Word oder als Grafik erzeugt werden.

Formular-Designer für Auftragsbelege und Rechnungsvorlagen

So behalten Sie die Übersicht auch bei großen Bauvorhaben

Bei lang andauernden Bauvorhaben wird in der Regel eine Vereinbarung zur Anzahlung, Abschlagsrechnung, und Teilrechnung bereits in der Auftragsbestätigung getroffen. Erst nach Beendigung der Arbeiten folgt die Erstellung einer Schlussrechnung unter Berücksichtigung der bisher erstellten Belege und Zahlungseingänge.

Auch für eine derartige Abrechnung gelten die oben angeführten Grundsätze für die Erstellung einer Rechnung. Es gilt jedoch auch übliche Anforderungen aus den Begriffen Gewährleistungseinbehalt und Sicherungseinbehalt oder Bürgschaft und deren Fälligkeit zu berücksichtigen. Gleichzeitig ist auch bei diesen Vorgängen die GoBD und die innerhalb der Firma des Rechnungsstellers festgelegte Verfahrensdokumentation (Regeln, wie Dokumente im Unternehmen erfasst, empfangen, verarbeitet und aufbewahrt werden) einzuhalten. Auch diese Abläufe in der Fakturierung werden von dem Rosenheimer Fensterprogramm ProCalc unterstützt. In dem Beitrag "Rechnung schreiben und die Anforderungen" erfahren Sie mehr zu den Details der Abrechnung von großen Bauvorhaben.

Rechnung erstellen leicht gemacht: So geht's professionell